Marzo 20, 2023 - di Georgeta Pojoga
Gli ultimi anni hanno inevitabilmente portato a un aumento significativo della comunicazione virtuale, soprattutto in ambito lavorativo. Molti hanno dovuto adattarsi a nuove piattaforme e metodologie per poter comunicare e lavorare da remoto (oppure hanno testato il nomadismo digitale).
Un appuntamento sempre più consueto fra i team è lo stand up meeting: un momento di allineamento costruttivo che mette tutti partecipanti sulla stessa pagina. Si tratta di un meeting giornaliero offerto dalla metodologia Agile in cui ogni team si riunisce per circa 15 minuti (tecnicamente “in piedi”) rispondendo a una serie di domande, del tipo: cosa abbiamo fatto finora? Cosa faremo durante la prossima iterazione? Abbiamo incontrato degli impedimenti? Se è sì come possiamo superarli?
Il meeting, poi, coinvolge soltanto le persone che hanno necessità di risolvere delle problematiche tra loro, senza “costringere” il resto del team a restare. Il problema, ad oggi, è che lo Stand Up Meeting – pur essendo uno strumento super utile e di valore – rischia di diventare un po’ fine a se stesso agli occhi dei vari team che devono prenderne parte ogni giorno.
Ricoprendo il ruolo di Product Owner in BizAway lavoro quotidianamente con sviluppatori e sviluppatrici da remoto e, proprio attraverso uno dei miei team, mi sono accorta che qualcosa nel modo di fare questo meeting non funzionava molto bene.
Mi è capitato, infatti, di entrare nel meeting (noi usiamo Google Meet) e scambiare qualche chiacchiera in attesa che si unissero tutti. Eravamo tutti in posizione, qualche secondo di silenzio e… “Ma devo sempre iniziare io?”.
Uno sviluppatore tra i più loquaci mi rivolse uno sguardo di supplica: solo allora mi accorsi che effettivamente apriva sempre lui per primo la conversazione e io avevo dato per scontato che la cosa funzionasse e fosse gradita. Non era così. Sono passati parecchi stand up da quell’emblematico momento e in questo articolo voglio riassumervi i consigli e le strategie che mi sono state più utili.
Cosa troverete in questo post:
Come anticipato, lo stand up meeting è una breve riunione giornaliera in cui i membri del team si incontrano per discutere dello stato dei progetti in corso e degli eventuali problemi o sfide che devono affrontare.
Questo tipo di meeting deve essere breve e conciso, generalmente non più lungo di 15 minuti, e deve essere utilizzato per mantenere tutti i membri del team informati sulle attività degli altri e per assicurarsi che tutti stiano lavorando insieme verso gli stessi obiettivi.
Durante lo stand up meeting, ogni membro del team dovrebbe rispondere a tre domande fondamentali:
Lo Stand Up Metting ha un serie di vantaggi che meritano di essere ricordati:
Questo tipo di meeting viene promosso moltissimo dalla metodologia Agile all’interno del framework Scrum, e ne avevamo parlato sul nostro blog di Product Heroes con Giulia Tumminelli nell’articolo Daily Scrum: 4 suggerimenti per farlo bene.
Fate però attenzione: non bisogna per forza lavorare in Agile e in Scrum per poter creare questo momento con il team, basta tenere a mente che il team deve avere una missione e una direzione da seguire.
Il momento di allineamento che si crea serve indubbiamente al team stesso. Il Product Owner e il Product Manager possono partecipare sì, ma sono spettatori. Se il team è nuovo e acerbo, allora lo si può indirizzare dando un’impronta da seguire e instaurando una routine familiare: è importante che i partecipanti si sentano tranquilli nell’esprimere le loro opinioni e nel condividere anche momenti di difficoltà e di blocco.
Lo stand up meeting dovrebbe essere tenuto da un membro del team, solitamente un responsabile o Product Owner, ma può essere anche un developer stesso. Fondamentale è che la persona che presiede al meeting abbia una buona conoscenza dei progetti in corso e degli obiettivi del team, e che sia in grado di mantenere il meeting breve e conciso.
Prima di descrivere come si svolge un buon stand up meeting, vorrei elencarvi un paio di tips che potranno tornarvi utili anche per altre tipologie di meeting:
Questo tipo di meeting prende il nome dal concetto di Stand Up Comedy che normalmente si svolge in piedi per due motivi:
Spesso non esiste il contesto giusto per stare in piedi durante un meeting da remoto: alcuni colleghi potrebbero dover stare con il pc in mano per avere un’inquadratura decente quindi se il team è già attivo e comunica in modo efficace non c’è bisogno di alzarsi per forza.
Alcune volte lo stare in piedi è un modo che utilizzo per spronare il team nelle settimane in cui sento i loro livelli di energia bassi: li invito ad alzarsi e stiracchiarsi in modo da prepararsi a una giornata intensa. Fateci caso alla postura che assumono i vostri colleghi durante questi meeting: sono rigidi e sulla difensiva? Troppo rilassati? Devono ancora bere il caffè? Sono dettagli fondamentali che spesso dicono molto più di qualsiasi parola.
Fissate i meeting ad un orario preciso, in modo da far ricordare con più esattezza l’ora. Per esempio, uno dei miei daily è alle 09:43 della mattina: ho scelto questo particolare slot perché non averlo nei soliti minuti arrotondati lo rende più particolare, anche se è un meeting che si ripete tutti i giorni.
Secondo l’Agile questo tipo di meeting dovrebbe durare al massimo 15 minuti, ed è considerato un meeting time-boxed, ovvero che non si può allungare oltre il tempo prefissato; questo evita inutili digressioni e aiuta a costruire un team disciplinato che segue delle tempistiche date anche per i piccoli momenti come un meeting giornaliero.
Qualche minuto di scherzo, qualche battuta e domande come “com’è andato il weekend?” non nuoce a nessuno. Prenditi alcuni momenti per entrare in connessione con i tuoi colleghi, soprattutto quelli che lavorano da remoto e cui cui non hai occasione di scambiare quattro chiacchiere davanti alla solita macchinetta del caffè :).
Individua “un’area di parcheggio” dove i tuoi team possono scrivere idee off-topic, domande o commenti per un momento successivo. Questo eviterà di spostare l’attenzione dai temi principali e farà in modo che nessuno le dimentichi, ma allo stesso tempo si eviterà di divagare e allungare i tempi.
Dove creare questa area di parcheggio? Potete usare Trello, Miro, Figma. Per ognuno di questi strumenti trovate tanti esempi e template online. Per rendere l’area di parcheggio riconoscibile potete anche usare la foto di un parcheggio libero dove le persone possono mettere i loro post it.
infine, la dicitura E.L.M.O che sta per “Enough, let’s move on” e può essere stabilita come regola per evitare conversazioni non necessarie. Una volta ufficializzata la regola, chiunque nel meeting può dire “ELMO!” in qualsiasi momento per indicare che è tempo di passare all’argomento successivo.
Questo particolare meeting serve a identificare problemi e impedimenti. Se tutti i partecipanti aspettano semplicemente il loro turno per parlare e condividere il loro avanzamento, allora diventa un meeting inutile che potrebbe essere rimpiazzato da una board su Jira. Bisogna focalizzarsi sulle difficoltà e sugli imprevisti, sono questi gli elementi che scombussolano uno sprint o rallentano lo sviluppo.
Se uno sviluppatore è bloccato da tre giorni sullo stesso task e non vede la luce in fondo al tunnel bisogna fare un tentativo per svoltargli il problema.
Queste sono tutte frasi che se non provengono direttamente dalla vostra bocca, dovrebbero provenire da qualcun altro all’interno del team.
Se vi sembra di seguire lo stesso copione ogni giorno – e se le informazioni condivise non aggiungono nulla ad una board con tutti i task – probabilmente il vostro Stand Up potrebbe essere migliorato, magari sostituito con un momento diverso. Bisogna saper riconoscere questi casi e affrontarli direttamente con il team chiedendo pareri ed opinioni. Io stessa ho fatto diversi esperimenti con il team prima di trovare la quadra giusta: inizialmente scrivevamo tutto su un template di Miro che replicavamo da zero ogni settimana.
Poi invece di scrivere a mano le card abbiamo fatto una pagina su Confluence con delle tabelle già scritte e filtrate.
Infine, il team è entrato talmente in sintonia che non ci è servito più lavorare con uno strumento visivo: ad oggi condividiamo direttamente le attività più importanti, soffermandoci sulle difficoltà riscontrate e su come si è riusciti a risolvere.
Spesso alcuni membri del team si fermano dopo questo meeting per approfondire alcuni di questi blocchi cercando subito di trovare una soluzione se necessario. Trovo molto importante sottolineare questo punto: uno Stand Up fine a sé stesso non è altro che una perdita di tempo.
Lo stand up meeting NON è un momento di aggiornamento per il Manager, il Team Leader o per il Product Owner. Ribadirlo è fondamentale: si tratta di un meeting che serve agli sviluppatori per costruire coesione, migliorare la velocity dello Sprint, condividere idee e soluzioni. Il management ha un sacco di altri strumenti per recepire i feedback di cui ha bisogno, perciò bisogna proteggere questo momento e dedicarlo al team.
Nella metodologia Agile c’è la consuetudine di stringere degli accordi fra i team per lavorare bene insieme. Se nessuno dei consigli sopra vi ha aiutato, la cosa migliore è costruire insieme al team le regole e le best practices.
Cominciate chiedendo loro se nelle esperienze passate facevano questo tipo di incontro, cosa trovavano utile e cosa no. Vedrete che saranno proprio loro a comunicarvi cosa secondo la propria esperienza ha funzionato bene, da qui raccogliere spunti utili è molto semplice.
Vi elenco alcune delle regole emerse per lo stand up con uno dei miei team:
Ecco alcuni strumenti e piattaforme che potete utilizzare. Prendetevi un momento per esplorarli tutti e proporre ai vostri team di provarne uno:
Se l’articolo vi è piaciuto e avete delle domande particolari da farci o da fare a Georgeta, non esistate a scrivercele nei commenti sotto.
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Ha cominciato come Sviluppatrice nel team di Supporto per poi evolvere in una figura di prodotto, grazie anche al Master in Product Management conseguito con Edgemony. Attualmente ricopre la figura di Product Owner in BizAway. Crede in un approccio Data Driven e lo applica sempre per estrapolare le nuove opportunità del prodotto.
Le slide sono disponibili per studenti ed ex studenti del Master in Product Management