Stand up Meeting: 5 mosse per farlo bene (anche da remoto)

Gli ultimi anni hanno inevitabilmente portato a un aumento significativo della comunicazione virtuale, soprattutto in ambito lavorativo. Molti hanno dovuto adattarsi a nuove piattaforme e metodologie per poter comunicare e lavorare da remoto (oppure hanno testato il nomadismo digitale).

Un appuntamento sempre più consueto fra i team è lo stand up meeting: un momento di allineamento costruttivo che mette tutti partecipanti sulla stessa pagina. Si tratta di un meeting giornaliero offerto dalla metodologia Agile in cui ogni team si riunisce per circa 15 minuti (tecnicamente “in piedi”) rispondendo a una serie di domande, del tipo: cosa abbiamo fatto finora? Cosa faremo durante la prossima iterazione? Abbiamo incontrato degli impedimenti? Se è sì come possiamo superarli?

Il meeting, poi, coinvolge soltanto le persone che hanno necessità di risolvere delle problematiche tra loro, senza “costringere” il resto del team a restare. Il problema, ad oggi, è che lo Stand Up Meeting – pur essendo uno strumento super utile e di valore – rischia di diventare un po’ fine a se stesso agli occhi dei vari team che devono prenderne parte ogni giorno.

Ricoprendo il ruolo di Product Owner in BizAway lavoro quotidianamente con sviluppatori e sviluppatrici da remoto e, proprio attraverso uno dei miei team, mi sono accorta che qualcosa nel modo di fare questo meeting non funzionava molto bene. 

Mi è capitato, infatti, di entrare nel meeting (noi usiamo Google Meet) e scambiare qualche chiacchiera in attesa che si unissero tutti. Eravamo tutti in posizione, qualche secondo di silenzio e… “Ma devo sempre iniziare io?”.

Uno sviluppatore tra i più loquaci mi rivolse uno sguardo di supplica: solo allora mi accorsi che effettivamente apriva sempre lui per primo la conversazione e io avevo dato per scontato che la cosa funzionasse e fosse gradita. Non era così. Sono passati parecchi stand up da quell’emblematico momento e in questo articolo voglio riassumervi i consigli e le strategie che mi sono state più utili.

Cosa troverete in questo post:

1. Stand Up Meeting: cos’è
   1. Le 3 domande per ogni membro del team
2. I vantaggi dello Stand Up Meeting
3. Chi partecipa allo Stand Up Meeting
4. Stand Up Meeting: best practices
5. 5 consigli per svolgere lo Stand Up Meeting
6. Cosa NON fare durante lo Stand Up Meeting
7. Daily Stand Up Agreement
8. Stand Up Meeting Tools

Stand Up Meeting: cos’è

Come anticipato, lo stand up meeting è una breve riunione giornaliera in cui i membri del team si incontrano per discutere dello stato dei progetti in corso e degli eventuali problemi o sfide che devono affrontare.

Questo tipo di meeting deve essere breve e conciso, generalmente non più lungo di 15 minuti, e deve essere utilizzato per mantenere tutti i membri del team informati sulle attività degli altri e per assicurarsi che tutti stiano lavorando insieme verso gli stessi obiettivi.

Le 3 domande per ogni membro del team

Durante lo stand up meeting, ogni membro del team dovrebbe rispondere a tre domande fondamentali:

• Cosa hai fatto ieri?
• Cosa farai oggi?
• Ci sono problemi che ti impediscono di completare il tuo lavoro?

I vantaggi dello Stand Up meeting

Lo Stand Up Metting ha un serie di vantaggi che meritano di essere ricordati:

• Creare focus: aiuta a pianificare la giornata lavorativa;
• Ridurre il rischio: riduce di fatto i cicli di feedback;
• Creare allineamento: aiuta a mantenere tutti i membri del team informati sulle attività degli altri e a garantire che tutti stiano lavorando insieme verso gli stessi obiettivi; non importa se è un team cross-functional o se ha solo un Front End developer e uno UX Designer;
• Incentivare il lavoro di squadra: permette di identificare rapidamente eventuali problemi o sfide che devono essere affrontati e di trovare soluzioni in modo collaborativo.
• Agevolare l’interazione e la trasparenza verso gli obiettivi: aiuta a mantenere il team motivato e concentrato sui risultati finali, fornendo un’opportunità per celebrare i successi e discutere eventuali miglioramenti necessari.

Questo tipo di meeting viene promosso moltissimo dalla metodologia Agile all’interno del framework Scrum, e ne avevamo parlato sul nostro blog di Product Heroes con Giulia Tumminelli nell’articolo Daily Scrum: 4 suggerimenti per farlo bene.

Fate però attenzione: non bisogna per forza lavorare in Agile e in Scrum per poter creare questo momento con il team, basta tenere a mente che il team deve avere una missione e una direzione da seguire.

Chi partecipa allo Stand Up Meeting

Il momento di allineamento che si crea serve indubbiamente al team stesso. Il Product Owner e il Product Manager possono partecipare sì, ma sono spettatori. Se il team è nuovo e acerbo, allora lo si può indirizzare dando un’impronta da seguire e instaurando una routine familiare: è importante che i partecipanti si sentano tranquilli nell’esprimere le loro opinioni e nel condividere anche momenti di difficoltà e di blocco.

Lo stand up meeting dovrebbe essere tenuto da un membro del team, solitamente un responsabile o Product Owner, ma può essere anche un developer stesso. Fondamentale è che la persona che presiede al meeting abbia una buona conoscenza dei progetti in corso e degli obiettivi del team, e che sia in grado di mantenere il meeting breve e conciso.

Stand Up Meeting: best practices

Prima di descrivere come si svolge un buon stand up meeting, vorrei elencarvi un paio di tips che potranno tornarvi utili anche per altre tipologie di meeting:

• Fissare stesso giorno e orario per ciascun meeting: sembra banale ma non lo è. Fissare un giorno e un’ora regolari per l’allineamento garantirà a tutti di partecipare, permettendo a ciascun membro del team di organizzare la propria agenda;
  
• Avere un agenda: preparate e condividete con tutti i partecipanti un’agenda chiara e con i punti più importanti di cui si parlerà in meeting. Includete gli obiettivi del meeting, i progetti in corso, eventuali problemi o sfide e gli aggiornamenti sulle scadenze. Potete direttamente scriverla nella descrizione dell’evento o incollare un link che riporti a tutta la documentazione necessaria;
  
• Usate il potere della visualizzazione: durante il meeting fate in modo di condividere sempre lo schermo per agevolare i partecipanti a capire esattamente quello di cui si sta parlando. Avere una controparte visiva aiuta ad associare le parole alle idee;
  
• Prendete appunti: prendete sempre nota di ciò che è stato deciso durante l’incontro e assicuratevi che tutti ne siano a conoscenza. Non c’è cosa peggiore dell’arrivare alla fine di un meeting e pensare “e quindi?”;
  
• Non solo teoria: portate esempi pratici che aiutino le persone ad immedesimarsi nel discorso. Spesso si porta il contesto a livello teorico quando un esempio chiaro e diretto mette tutti sulla stessa barca.

5 consigli per svolgere un buon Stand Up Meeting

1. Stare rigorosamente in piedi

Questo tipo di meeting prende il nome dal concetto di Stand Up Comedy che normalmente si svolge in piedi per due motivi:

• Lo stare in piedi spinge il team ad essere più veloce e conciso durante l’esposizione: nessuno vuole passare 30 minuti in piedi a parlare di cose futili;
• Stare in piedi evita alle persone di rimanere in una posizione troppo rilassata, perciò l’attenzione rimane sempre alta;

Spesso non esiste il contesto giusto per stare in piedi durante un meeting da remoto: alcuni colleghi potrebbero dover stare con il pc in mano per avere un’inquadratura decente quindi se il team è già attivo e comunica in modo efficace non c’è bisogno di alzarsi per forza.

Alcune volte lo stare in piedi è un modo che utilizzo per spronare il team nelle settimane in cui sento i loro livelli di energia bassi: li invito ad alzarsi e stiracchiarsi in modo da prepararsi a una giornata intensa. Fateci caso alla postura che assumono i vostri colleghi durante questi meeting: sono rigidi e sulla difensiva? Troppo rilassati? Devono ancora bere il caffè? Sono dettagli fondamentali che spesso dicono molto più di qualsiasi parola.

2. Incontrarsi sempre alla stessa ora 

Fissate i meeting ad un orario preciso, in modo da far ricordare con più esattezza l’ora. Per esempio, uno dei miei daily è alle 09:43 della mattina: ho scelto questo particolare slot perché non averlo nei soliti minuti arrotondati lo rende più particolare, anche se è un meeting che si ripete tutti i giorni.

Secondo l’Agile questo tipo di meeting dovrebbe durare al massimo 15 minuti, ed è considerato un meeting time-boxed, ovvero che non si può allungare oltre il tempo prefissato; questo evita inutili digressioni e aiuta a costruire un team disciplinato che segue delle tempistiche date anche per i piccoli momenti come un meeting giornaliero.

3. Farlo davanti alla macchinetta del caffè (virtuale)

Qualche minuto di scherzo, qualche battuta e domande come “com’è andato il weekend?” non nuoce a nessuno. Prenditi alcuni momenti per entrare in connessione con i tuoi colleghi, soprattutto quelli che lavorano da remoto e cui cui non hai occasione di scambiare quattro chiacchiere davanti alla solita macchinetta del caffè :).

4. Parking lot

Individua “un’area di parcheggio” dove i tuoi team possono scrivere idee off-topic, domande o commenti per un momento successivo. Questo eviterà di spostare l’attenzione dai temi principali e farà in modo che nessuno le dimentichi, ma allo stesso tempo si eviterà di divagare e allungare i tempi.

Dove creare questa area di parcheggio? Potete usare Trello, Miro, Figma. Per ognuno di questi strumenti trovate tanti esempi e template online. Per rendere l’area di parcheggio riconoscibile potete anche usare la foto di un parcheggio libero dove le persone possono mettere i loro post it.

5. E.L.M.O: Enough, Let’s Move On

infine, la dicitura E.L.M.O che sta per “Enough, let’s move on” e può essere stabilita come regola per evitare conversazioni non necessarie. Una volta ufficializzata la regola, chiunque nel meeting può dire “ELMO!” in qualsiasi momento per indicare che è tempo di passare all’argomento successivo.

Cosa NON fare durante lo Stand Up Meeting

1. Non ascoltare

Questo particolare meeting serve a identificare problemi e impedimenti. Se tutti i partecipanti aspettano semplicemente il loro turno per parlare e condividere il loro avanzamento, allora diventa un meeting inutile che potrebbe essere rimpiazzato da una board su Jira. Bisogna focalizzarsi sulle difficoltà e sugli imprevisti, sono questi gli elementi che scombussolano uno sprint o rallentano lo sviluppo.

Se uno sviluppatore è bloccato da tre giorni sullo stesso task e non vede la luce in fondo al tunnel bisogna fare un tentativo per svoltargli il problema.

• ”Hai bisogno di un confronto con un membro più esperto?”
• ”Credo che il tuo collega abbia già affrontato un problema simile, hai approfondito con lui?”
• ”Riesci a mandarci uno schema alla fine di questo meeting per farci capire qual è il tassello mancante?”

Queste sono tutte frasi che se non provengono direttamente dalla vostra bocca, dovrebbero provenire da qualcun altro all’interno del team.

2. Renderlo una perdita di tempo

Se vi sembra di seguire lo stesso copione ogni giorno – e se le informazioni condivise non aggiungono nulla ad una board con tutti i task – probabilmente il vostro Stand Up potrebbe essere migliorato, magari sostituito con un momento diverso. Bisogna saper riconoscere questi casi e affrontarli direttamente con il team chiedendo pareri ed opinioni. Io stessa ho fatto diversi esperimenti con il team prima di trovare la quadra giusta: inizialmente scrivevamo tutto su un template di Miro che replicavamo da zero ogni settimana.

Poi invece di scrivere a mano le card abbiamo fatto una pagina su Confluence con delle tabelle già scritte e filtrate.

Infine, il team è entrato talmente in sintonia che non ci è servito più lavorare con uno strumento visivo: ad oggi condividiamo direttamente le attività più importanti, soffermandoci sulle difficoltà riscontrate e su come si è riusciti a risolvere.

Spesso alcuni membri del team si fermano dopo questo meeting per approfondire alcuni di questi blocchi cercando subito di trovare una soluzione se necessario. Trovo molto importante sottolineare questo punto: uno Stand Up fine a sé stesso non è altro che una perdita di tempo.

3. Orientarlo al management 

Lo stand up meeting NON è un momento di aggiornamento per il Manager, il Team Leader o per il Product Owner. Ribadirlo è fondamentale: si tratta di un meeting che serve agli sviluppatori per costruire coesione, migliorare la velocity dello Sprint, condividere idee e soluzioni. Il management ha un sacco di altri strumenti per recepire i feedback di cui ha bisogno, perciò bisogna proteggere questo momento e dedicarlo al team.

Daily Stand Up Agreement

Nella metodologia Agile c’è la consuetudine di stringere degli accordi fra i team per lavorare bene insieme. Se nessuno dei consigli sopra vi ha aiutato, la cosa migliore è costruire insieme al team le regole e le best practices.

Cominciate chiedendo loro se nelle esperienze passate facevano questo tipo di incontro, cosa trovavano utile e cosa no. Vedrete che saranno proprio loro a comunicarvi cosa secondo la propria esperienza ha funzionato bene, da qui raccogliere spunti utili è molto semplice. 

Vi elenco alcune delle regole emerse per lo stand up con uno dei miei team: 

• Il daily dura al massimo 15 minuti (niente sforamenti);
• Gli argomenti che tratteremo sono: domande e ostacoli (abbiamo deciso di non usare le tradizionali domande dello Daily Scrum);
• Regola dello skip: per nessuno è obbligatorio dire per forza qualcosa;
• Se nessuno ha domande o argomenti da condividere allora il tempo insieme verrà sfruttato per parlare del prodotto (in questo caso qualsiasi cosa che riguarda BizAway);
• Pass di Uscita Libera: per chiunque c’è la possibilità di non partecipare o di uscire appena ne ha l’esigenza senza dover dare spiegazioni. Perché dovrebbe essere utile? Ricordatevi che il daily meeting serve al team stesso, non al product owner/manager.

Stand Up Meeting Tools

Ecco alcuni strumenti e piattaforme che potete utilizzare. Prendetevi un momento per esplorarli tutti e proporre ai vostri team di provarne uno:

• Trello: per creare una bacheca virtuale dove scrivere idee e commenti;
• Miro: per creare una bacheca virtuale dove scrivere idee e commenti, ma anche per disegnare diagrammi, schemi, mappe mentali;
• Mural si definisce un “spazio di lavoro digitale per la collaborazione visiva”: consente ai team di interagire con un file spazio di lavoro basato su una lavagna Le sue caratteristiche includono votare, commentare, annotare e “seguire il presentatore”;
• Figma: per disegnare interfacce utente e condividerle con il team;
• Quizlet: per creare quiz e flashcard per la formazione;
• Kahoot: per creare quiz e giochi interattivi per la formazione;
• Slack: per comunicare in tempo reale con il team e per utilizzare il bot Polly, che permette di creare sondaggi rapidi.

Se l’articolo vi è piaciuto e avete delle domande particolari da farci o da fare a Georgeta, non esistate a scrivercele nei commenti sotto.

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