Stakeholder engagement: quando gestirli non basta – guida per Product Manager

Scritto da

Lorenzo Tomasicchio -

Passare da un approccio basato sullo Stakeholder Management a uno che miri allo Stakeholder Engagement è fondamentale per chi fa prodotto. Gestire lo stakeholder non basta: bisogna ingaggiarlo, farlo divenire parte attiva del processo d’ideazione, sviluppo e testing del prodotto, nonché promotore della strategia.

Ingaggiare lo stakeholder significa adottare un approccio che superi il concetto di stakeholders management basato sul mero “aggiornamento”, per abbracciare un modello in cui lo stakeholder diventa parte integrante del processo, potremmo dire quasi un early adopter, il cui punto di vista e feedback si rivelano armi preziose per l’attività di prodotto, sia in fase di sviluppo che in quella di ideazione.

Lo sappiamo: una delle sfide più difficili per un PM è proprio la gestione del rapporto con gli stakeholders. Chiunque abbia lavorato nel prodotto, sa per certo che la natura del rapporto con gli stakeholders influenza notevolmente il “modo” di fare prodotto. 

Il rischio di diventare una feature factory al servizio di qualche stakeholders troppo esigente c’è e va assolutamente gestito e mitigato. Come? 

Passando da un approccio basato sullo stakeholders management ad uno che miri allo stakeholders engagement.

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Stakeholder engagement: l’identificazione

Ogni volta che si comincia un nuovo lavoro da PM, è raccomandabile identificare sin da subito i principali attori che potrebbero impattare l’attività di prodotto (o subirne l’impatto).

La stakeholders list ci aiuta a capire chi sono gli attori coinvolti e di quali interessi sono portatori.

Profilare gli stakeholders

C’è chi urla durante i meeting, chi parla a stento, chi non fa parlare gli altri e chi tende ad essere accondiscendente con tutti. Tracciare l’identikit di ogni singolo stakeholder, identificandone la personalità, l’approccio lavorativo, gli interessi e l’influenza, aiuta il PM a calibrare la propria proposta di collaborazione e allineamento.

Stakeholders mapping & management

Certamente gli stakeholders non sono tutti uguali. La Power/Interest grid mette in relazione influenza degli stakeholders coinvolti e grado d’interesse (in termini d’impatto) sul progetto.

Gli stakeholders più “potenti” dovranno essere gestiti in un certo modo, mentre quelli meno influenti in un altro ancora. Per ogni stakeholders cluster individuato è importante definire delle strategie (Monitor, Keep informed, Keep satisfied, Manage closely) da applicarsi in base al posizionamento della matrice degli stakeholders stessi.

Stakeholder Engagement come Product Manager

Gestire lo stakeholders non basta, bisogna ingaggiarlo. Per fare in modo che diventi parte attiva nel processo d’ideazione, sviluppo e testing del prodotto, nonché promotore della strategia, vi è la necessità di mettere in atto una serie di azioni strategiche d’ingaggio attivo:

1. Definire gli obiettivi

Capire (davvero) le aspettative degli stakeholder è fondamentale. L’ingaggio deve avvenire sin dall’inizio, in modo tale da poter includere nella product strategy azioni mirate a soddisfare le esigenze degli stakeholders chiave.

Quali risultati si aspettano gli stakeholders dal tuo prodotto? Il tuo lavoro sul prodotto può impattare una pluralità di stakeholders con obiettivi molto diversi. Il consiglio? Ragiona nell’ottica di accontentare possibilmente i loro bisogni, definendo esattamente quali sono i loro obiettivi e provando a ricondurli ai tuoi.

Ricorda sempre, però, che il tuo primo goal è muovere la tua North Star Metric! Fai in modo che anche gli stakeholders capiscano questo aspetto e che accettino/apprezzino il tuo modo di lavorare. Insomma, a disposizione per tutti, ma il come e quando lo decidi tu, senza repliche.

2. Avere una comunicazione chiara

Comunica regolarmente con gli stakeholder. Assicurati che comprendano lo stato del prodotto, i progressi e le decisioni prese. Se usi slack e jira, perché non creare canali slack dedicati o email automatiche in base alle transizioni jira?

Qualunque sia il tuo sistema di comunicazione interna, è buona prassi creare almeno due canali dedicati al tuo prodotto:

  • Assistance channel: per fornire agli stakeholders un canale “ufficiale” di contatto per qualsiasi dubbio, chiarimento, segnalazione ecc. È opportuno organizzare il canale in threads e arricchirlo con link alla documentazione (se non esiste, creala!) per rendere tutte le informazioni sul prodotto facilmente reperibili.
  • Product channel: per dare aggiornamenti circa gli sviluppi in corso, pubblicare dati e/o report settimanali e incentivare discussioni di prodotto. (…)

3. Priorità e feedback management

Gestire i feedback degli stakeholder in modo efficace. Creare un sistema per valutare, prioritizzare e implementare i suggerimenti e le richieste. Bisogna sempre assicurarsi di spiegare come e quando i feedback verranno affrontati per fare un buon lavoro di stakeholder engagement.

4. Test & validation

Coinvolgere gli stakeholder nei test di validazione del prodotto, o fornire versioni beta o prototipi per ottenere feedback diretti. Puoi invitare gli stakeholders ad assistere o partecipare attivamente agli UAT e chiedere un parere. Questo aiuta a creare un clima co-partecipativo utile all’accrescimento della fiducia reciproca.

5. Coinvolgimento continuo

Il coinvolgimento degli stakeholder non dovrebbe avvenire nel solo periodo di sviluppo, ma durante l’intero ciclo di vita del prodotto, ascoltando i loro bisogni, le loro priorità e apportando miglioramenti.

Uno dei pilastri dello stakeholders engagement è il coinvolgimento degli stakeholders nelle cerimonie scrum: pochi attori, i più impattati. La loro partecipazione ai meeting di backlog refinement e sprint planning ad esempio, può aiutare a costruire un modello di collaborazione che rafforzi una percezione di backlog “condiviso” e non “celato”.

Lo stakeholders capisce e comprende le dinamiche di prioritizzazione e stima, porta contenuto sul tavolo delle discussioni e diventa parte integrante del meccanismo. Molto dipende dalla disponibilità, ma se possibile diventa una leva strategica importante.

6. Valutazione e monitoraggio

Valutare regolarmente il coinvolgimento degli stakeholder e il loro grado di soddisfazione.

L’idea è di misurare la percezione che gli stakeholders hanno:

  • Del prodotto (focus su quanto fatto, come e roadmap);
  • Della comunicazione (quanto la comunicazione risulti efficace);
  • Team e PM (organizzazione del team, ecc): strategicamente, inviare un questionario con 5 domande chiave (avendo cura di inserire domande aperte per raccogliere spunti diretti e per ognuna di queste prevedere tre componenti), permette di ottenere dati e informazioni utilissime per alimentare il continuous improvement e andare incontro alle esigenze degli stakeholder stessi.

In conclusione, ingaggiare lo stakeholder significa adottare un approccio che superi il concetto di stakeholders management basato sul mero “aggiornamento” per abbracciare un modello in cui lo stakeholders diventa parte integrante del processo, quasi un early adopter, il cui punto di vista e feedback si rivelano armi preziose per l’attività di prodotto sia in fase di sviluppo che in fase di ideazione.

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Le slide sono disponibili per studenti ed ex studenti del Master in Product Management

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