Stakeholder: chi sono, e come gestirli per avere impatto

Stakeholder: chi sono, e come gestirli per avere impatto

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Stakeholder: chi sono, e come gestirli per avere impatto

Chi sono gli stakeholder? E una volta che li abbiamo individuati, come li coinvolgiamo per avere maggiore impatto?

La definizione di stakeholder, è stata coniata nel 1963 presso il Research Institute dell’Università di Stanford.

Per definizione, uno stakeholder, o “portatore d’interesse”, è un soggetto (o gruppo) coinvolto in una qualsiasi iniziativa economica o progetto, con un particolare interesse nei confronti dell’esecuzione e dell’andamento dell’iniziativa stessa.  

Sappiamo bene quanto possa essere a volte complicato, per chi fa prodotto, avere a che fare con gli stakeholder. Il che può rendere lo stakeholder management, una delle parti meno divertenti del lavoro di un Product Manager.

stakeholder product heroes

Ma niente paura. Abbiamo pensato a tutto noi!

In questo articolo, entreremo nel dettaglio e capiremo come poter migliorare la relazione con gli stakeholder, così da renderlo un compito meno complesso.

Avrai modo di conoscere: 

Pronto per una buona – ed eroica- lettura? 🚀

Chi sono gli stakeholder

Nella maggior parte delle aziende, capita spesso che quasi tutti sentano di poter avere voce in capitolo sullo sviluppo di un prodotto

Per questa ragione il nostro obiettivo, come Product Manager, è quello di riuscire a riconoscere chi sono gli stakeholder con cui dovremmo interfacciarci, eliminando “tutto il rumore di fondo”.

Secondo Marty Cagan, un test pratico per verificare se una persona è da considerarsi uno stakeholder o meno, è vedere se esercita un certo potere sul prodotto:

“One practical test of whether a person is considered a stakeholder is whether or not they have veto power, or can otherwise prevent your work from launching”.

chi sono gli stakeholder product heroes

Bisogna sempre ricordarsi che un Product Manager, in quanto tale, non lavora mai da solo; perciò, è fondamentale che sappia riconoscere e classificare gli stakeholder.

Riuscire a fare questo, non solo ci permette di avere ben chiaro chi ha, più o meno, influenza nella realizzazione del progetto, ma ci consente anche di gestire efficacemente il tempo che si ha a disposizione.

In alcuni casi, i nostri stakeholder potrebbero essere coloro i quali utilizzeranno il nostro prodotto/servizio come utenti finali.

Per questo motivo, viene fatta una distinzione in: 

  • Stakeholder interni;
  • Stakeholder esterni. 

Gli stakeholder interni, chiaramente, sono tutte quelle persone che fanno parte dell’organizzazione (titolari, dipendenti, manager e collaboratori); mentre, tra gli stakeholder esterni rientrano coloro che nutrono un interesse più o meno forte nei confronti del prodotto, ma che però non fanno parte dell’azienda (anche gli utenti finali).

Perché gli stakeholder sono importanti per un PM

Una delle responsabilità di un Product Manager è quella di capire le esigenze e i vincoli dei vari stakeholder e condividerle con il Product Team

I motivi principali sono fondamentalmente due:

  • Il primo, è che essere consapevoli dei vincoli e dei constraint, permette di sapere cosa effettivamente può o non può essere costruito, senza perdere tempo prezioso.
  • Il secondo, non meno importante, è che conoscere le loro esigenze e i loro bisogni sottesi, ci permette di costruire un prodotto migliore non solo per i customer, ma anche per gli stakeholder stessi.

Gli stakeholder, quindi, non solo devono avere il quadro più chiaro possibile di quello che il Product Team andrà a costruire, ma possono e devono sentirsi parte integrante nel disegno e nella scelta della soluzione che si andrà ad adottare.

Identificare gli Stakeholder

Identificare gli stakeholder è un modo per minimizzare i rischi e per avere, potenzialmente, degli sponsor importanti per il nostro prodotto/servizio.

Questo ci consente di creare, nel più breve tempo possibile, quel legame che ci permetterà di entrare in empatia con loro.

In particolare, la fiducia è l’elemento chiave di questo legame: senza questa, difficilmente un PM potrà continuare a svolgere il proprio lavoro nel lungo termine. 

Se gli stakeholder sentiranno di non potersi fidare di chi hanno di fronte, saranno inclini a chiudere i rapporti in men che non si dica. 

Per questo è estremamente importante mappare gli stakeholder.

Questa attività ci permette di capire il loro interesse nei confronti del prodotto e l’influenza che potrebbero avere nello sviluppo.

Per una corretta mappatura, bisogna sempre tener conto che gli stakeholder sono (o potrebbero essere): 

  • I nostri clienti; 
  • I partner;
  • Gli sviluppatori;
  • Il supporto (p.es: post-sales);
  • Chi deve approvare il prodotto;
  • Chi certifica che il prodotto è conforme.
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Il nostro obiettivo, come PM, è capire di cosa hanno bisogno, quando e perché, per poi cercare di capire insieme, se la soluzione scelta, genererà un impatto significativo, oppure no.

Il sapere di essere compreso, metterà lo stakeholder in una condizione di sicurezza psicologica.

Sicurezza che genererà fiducia nei nostri riguardi e che ci consentirà di gestire il rapporto -e la comunicazione- in modo efficace. 

Un metodo, per iniziare a identificarli, è quello di porsi due domande: 

  1. Quanto è influente questo gruppo di persone per il progetto?
  2. Quanto tempo devo investire nella comunicazione con loro? 

È importante assorbire più informazioni possibili!

Solo così potremmo essere sulla stessa lunghezza d’onda, circa le decisioni da prendere, con chi ci sponsorizza.

Ma proviamo a vedere insieme come identificare gli stakeholder.

Stakeholder esempi

Immaginiamo di dover costruire un grattacielo. 

Chi saranno i nostri stakeholder principali? 

Partendo dalle domande sopracitate, è possibile stilare una lista di persone con cui avremo a che fare; quindi, identificheremo: 

  • Architetti;
  • Costruttori;
  • Disegnatori;
  • Investitori;
  • Sales;
  • Residenti;
  • Vicini;
  • Comune della città;
  • Fornitori (stakeholder indiretti, ma che potrebbero rientrare sotto la nostra responsabilità);
  • Telecom;
  • Trasporti;
  • Ditta di pulizie;
  • Comitati ambientalisti. 

Come vedi, la lista è già abbastanza lunga!

Una volta identificati i nostri potenziali stakeholder, è possibile classificarli in gruppi. 

In questo caso, ne avremo tre:

  1. Development e Ops;
  2. Clienti | Comunità;
  3. Entità governative | Admin | PR;

Chiaramente, in quanto Product Manager, dovremmo anche tener conto di tutti quegli stakeholder che non rientrano in questa lista, ma che ufficiosamente possono influenzare la realizzazione del nostro progetto.

 Stakeholder management e stakeholder engagement

Tutto quello di cui abbiamo parlato finora, rientra in un ampio processo noto ai più come stakeholder management.

Secondo Marty Cagan,  avere successo -in termini di stakeholder management– significa avere il rispetto degli stakeholder, per il lavoro che svolgi e il contributo che apporti.

La fiducia, che questi ripongono nella figura del PM, consiste nel confidare che quest’ultimo comprenda le loro preoccupazioni e che, al contempo, sappia fornirgli delle soluzioni efficaci.

Quindi, capire quale canale potrebbe interessare al nostro stakeholder; avere ben chiare le modalità con le quali poterlo contattare; saper anticipare ciò che si aspetta da noi; sono tutte soft skills che permettono al PM di gestire efficacemente i rapporti con queste persone. 

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Un buon modo per tenerne traccia, è quello di mettere tutte le informazioni che abbiamo in un living document.

Questo “documento vivente” non è altro che una dashboard da consultare -e aggiornare- giornalmente per individuare gli stakeholder che potrebbero essere interessati a un nostro nuovo progetto.

Però, oltre a questo aspetto meramente più pratico, è importante che il Product Manager li sappia coinvolgere e ascoltare, in modo da poter condividere -durante tutto il ciclo di vita del prodotto- la stessa visione.

Comunicare con gli stakeholder

Si sa, in tutte le relazioni, la comunicazione è importantissima!

Spesso molti Product Manager hanno timore degli stakeholder, ma la causa è quasi sempre attribuibile alla mancanza di un dialogo efficace.

Gli stakeholder ci fanno uscire dalla nostra comfort zone, influenzano (nel bene o nel male) il nostro prodotto e, ovviamente, possono portare incertezza.

Quindi è fondamentale, mettere in chiaro sin da subito, l’importanza di comunicarsi prima di effettuare un passo falso

Un PM dovrebbe puntare ad avere la cosiddetta “helicopter view”

Immaginiamoci di essere sopra un elicottero: possiamo sentire il rumore delle eliche, del vento e il trambusto, generale, di chi è insieme a noi e ciò può rendere difficile ragionare

Lo stesso accade quando un Product Manager è chiamato a prendere delle decisioni: deve saper scindere i rumori inutili da ciò che potrebbe essere,invece, utile per compiere la scelta giusta

L’helicopter view non è altro che una visione d’insieme che consente al PM di “guardare dall’alto” tutto ciò che è sotto la sua responsabilità.

Ovviamente è impossibile andare d’accordo con tutti gli stakeholder, ma la vera professionalità sta nel mantenere un rispetto reciproco.

Soprattutto nel B2B può accadere che gli stakeholder diventino i nostri migliori amici o l’esatto opposto, ma una comunicazione costante aiuta a portare a termine il proprio lavoro.

 Stakeholder engagement: consigli ed errori da evitare

Tenendo bene a mente la teoria, arriverà il momento in cui bisognerà passare alla pratica.

Ecco dei consigli che potrebbero tornarti utili: 

  • Passa del tempo con loro (va bene anche un “one to one”);
  • Ascoltali; 
  • Sii trasparente e aperto al dialogo; 

Come avrai già capito, questo rapporto non sarà sempre rosa e fiori, quindi è bene evitare di mettere in pratica alcuni errori ricorrenti:

  • Non mostrare una soluzione dopo che l’hai creata (mostrala in anteprima, durante la fase di discovery, prima d’inserirla nel backlog del prodotto);
  • Non alimentare discussioni superflue (gli stakeholder, con il loro ruolo da Senior, tenderanno ad avere sempre ragione, quindi impegnati a portare loro dei dati che supportino ciò che stai dicendo).

Conclusioni

Come puoi constatare tu stesso, sapere chi sono gli stakeholder e come coinvolgerli è un aspetto fondamentale nella professione di un Product Manager. 

Non a caso molte job description, in cerca di PM, richiedono tra la diverse soft skills lo stakeholder management.

Quindi, riassumendo: 

  • Comunica sempre e con le persone giuste; 
  • Tieni traccia di coloro con cui interagisci (potranno tornarti utili per collaborazioni future);
  • Coltiva i rapporti con chi pensi possa apportare valore ai tuoi progetti. 

Ora che conosci tutto quello che c’è da sapere, sei pronto a metterlo in pratica! 

Facci sapere nei commenti le tue curiosità e le tue esperienze, se ne hai avute e diventiamo degli eroi insieme! 🙂

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Le slide sono disponibili per studenti ed ex studenti del Master in Product Management

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