Dicembre 6, 2021 - di Giulia Tumminelli
Sprint review: 10 segreti per renderla interessante
In questo articolo parliamo di piccoli escamotage che puoi applicare da subito per migliorare la tua Sprint Review o Demo.
Con questo articolo vogliamo chiudere il cerchio dei nostri articoli sulle cerimonie in Agile Scrum.
Ti consigliamo quindi anche di leggere:
Il nostro pro-tip è di prendere due, massimo tre suggerimenti dalla lista e sperimentare, misurare i risultati, proprio come piace a noi di Product Heroes.
Qui, la lista dei 10 segreti per rendere la Sprint review un meeting degno di nota:
- Let the experts do the talk!
- Be specific
- Manda l’agenda in anticipo
- Preparation is key
- Intrattieni la tua audience
- Non invitare tutti
- Fai una buona introduzione di metriche e risultati raggiunti/non raggiunti
- Lascia spazio per il feedback e permetti ai tuoi stakeholder di interagire in asincrono!
- Registra e documenta la sessione
- Un piccolo treat non si nega a nessuno
Non esiste una ricetta magica per creare la perfetta Sprint Review ma esistono delle ottime strategie per renderla interessante e sfruttare al massimo una delle più “odiate” cerimonie Agile.
Cos’è una Sprint review o Demo? Facciamo un passo indietro
Si tratta di un meeting in Agile Scrum dove il team di prodotto si riunisce con gli stakeholder o col cliente finale e raccoglie feedback sull’incremento software prodotto durante lo Sprint.
Questa è un’opportunità d’oro per metterdi a nudo e capire se effettivamente quello che si è prodotto rispecchia le aspettative degli stakeholder e dei customer.
Come si fa a renderlo interessante e come si evitano i cosiddetti “no show”?
Il problema più ricorrente è che a queste benedette review non viene mai nessuno, ecco perché viene considerato il meeting più odiato, perché nonostante gli sforzi di preparazione, spesso, pochissime persone si presentano.
Vediamo insieme quali sono i trucchi del mestiere che mi sono costati, come al solito, “blood, sweat and tears” per rendere questo meeting più engaging per gli stakeholder e per il team di prodotto.
1. Let the experts do the talk
La Sprint review è un meeting celebrativo per il team di prodotto. In un modo o nell’altro è il team che ha creato l’incremento ed è per questo motivo che deve essere il team fare lo “show and tell”.
Gli sviluppatori, spesso, non sono animali sociali e non amano “auto-celebrarsi” ma con un good push vedrai che saranno disposti a presentare la demo senza riserve.
Il segreto?
Gamify it! Chiedi al team di sviluppo di ruotare: una persona alla volta, ogni due settimane fare il lead della demo.
In questo modo puoi trasformala in un gioco, dando una reward alla presentazione che ha avuto più domande da parte degli stakeholder o più applausi.
In più, ricordati che la demo è un gioco di squadra, quindi, più persone intervengono del team, più input si ricevono, più diventa intrattenimento puro per la tua audience.
2. Be specific
Quando prepari la Sprint Review, ricordati che non tutto quello che il team di prodotto ha sviluppato deve essere oggetto della demo.
Concentrati soltanto sulle funzionalità più interessanti e più attraenti per il tuo pubblico.
La narrativa che crei deve essere come dicono gli inglesi “catchy” e “on point”. Rimuovi tutti i dettagli inutili che al team di business o al tuo customer finale “non gliene puà fregar de meno” e focalizzati sull’outcome!
Siamo riusciti ad ottenere l’outcome che speravamo? Gli esperimenti che ci eravamo prefissati di fare ad inizio sprint come sono andati?
Se vuoi essere ancora più focalizzato e “on point” chiedi al team di sviluppo di creare dei video, degli snippet o delle gif che puoi mettere in play durante la review e che riassumono le feature più interessanti. In questo modo, eviti il panico da palconscenico e il team avrà tempo per strutturare i video attenzionando solo le informazioni più importanti per il business.
Essere specifici significa anche non perdere tempo. Assicurati che la tua review non duri più di un’ora. Se riesci a tenerla sotto ai 45 minuti hai fatto un favore a te stesso ma anche al tuo pubblico.
3. Manda l’agenda della tua Sprint Review in anticipo
Ok, questo tip potrebbe sembrarti scontato ma non lo è affatto. I tuoi stakeholder hanno poco tempo a disposizione e una delle cose che non vogliono è partecipare ad un altro boring meeting.
La soluzione è mandare un’agenda super dettagliata in anticipo. Come già sai, a noi piace essere pratici, ecco uno Sprint Review Agenda template che puoi copiare e incollare:
Sprint review del XX/XX/XX ore: XX:XX
- Presentazione delle Sprint Metrics: @Delivery Manager/@Scrum Master
- Team velocity
- Sprint trends
- Burndown chart
- Planned Story points planned vs Completed Story points
- Sprint goal: @Product Owner/Manager
- Presentazione Metriche di prodotto (raggiunte o non raggiunte): @Product Owner/Manager
- Lessons learned
- Demo: @Team
- Q&A: @Stakeholders/Customers
- Next actions: @Team + @Stakeholders/Customers
4. Preparation is key
Questo punto si lega tantissimo al punto 2 e 3. Prepara e struttura il meeting al meglio che puoi. Assicurati che i ruoli e la scaletta sia chiara a tutto il team.
Puoi anche organizzare un Prep review meeting ogni due settimane in cui il team decide chi farà la demo, quali sono le feature da dimostrare e su cosa focalizzare la narrativa.
In questo modo, il team saprà già cosa aspettarsi e non bisognerà “voluntold”, come dicono gli inglesi, nessuno. Per chi non lo sapesse, il termine voluntold si riferisce alla pratica, molto comune, di dichiarare una persona del team volontaria per una determinata attività senza che la persona abbia dato consenso.
Vi assicuro che al team non piace per nulla 😀
5. Intrattieni la tua audience = Storytell
Come sempre, per ingaggiare la tua audience devi raccontare una storia nel modo più engaging che puoi.
Per fare ciò ti consiglio di usare questo framework, rubato a Donna Lichaw, Leadership & Executive Coach, che ha scritto un libro super interessante sull’argomento: The User’s Journey.
6. Non invitare tutti
Sembra scontato ma non lo è affatto!
Qualità over quantità, sempre! Il mio consiglio è di invitare una cerchia molto ristretta di persone per due motivi:
- Eviti di avere una grande audience disinteressata e annoiata.
- Puoi focalizzarti solo sugli aspetti che interessano alla tua audience nel costruire la narrativa della tua demo.
7. Fai una buona introduzione di metriche e risultati raggiunti/non raggiunti
Per ogni demo che si rispetti il Product Manager dovrebbe dare un’ottima overview di “come ci stiamo muovendo” e “dove stiamo andando”.
Le domande a cui dovrebbe rispondere il PM per costruire la narrativa sulle metriche sono le seguenti:
- Quali erano o quale era lo Sprint goal del presente sprint?
- Quali erano i success criteria?
- Perché abbiamo scelto quei success criteria?
- Li abbiamo raggiunti o no? Perché e come li abbiamo raggiunti/non raggiunti.
Warning! Non usare un linguaggio super complicato per spiegare le metriche ma condividi solo le informazioni che ti sembrano “juicy”, interessanti per il tuo pubblico.
8. Lascia spazio per il feedback e permetti ai tuoi stakeholder di interagire in asincrono!
Anche questo punto può sembrare scontato ma non lo è.
Una Sprint Review è una relazione a due vie. Gli stakeholder devono avere tempo per fare domande o chiedere chiarimenti.
Un buon modo per gestire il flusso delle domande e assicurarti di rispondere a quante più possibile è di cominciare a farlo anche prima della Review.
Potresti mandare in anticipo un form (esistono tanti software che lo permettono oggi) dove i tuoi stakeholder hanno la possibilità di scrivere le loro domande in anticipo. Questo ti permetterà di fare due cose:
- Di concentrare la sessione sui dubbi/perplessità degli stakeholder.
- Di rispondere alle domande fatte dai tuoi stakeholder anche se non hanno la possibilità di essere presenti alla sessione.
L’ultimo punto si ricollega al nostro segreto n9:
9. Registra e documenta la sessione
Ebbene sì, registrare la sessione e documentarla su Jira, Confluence e compagnia bella è fondamentale, proprio per dare la possibilità alle persone che non hanno potuto partecipare di vedere la demo e di interagire in asincrono, come abbiamo detto sopra.
10. Un piccolo treat non si nega a nessuno
Dopo lo sforzo fatto, un drink col team non lo si può negare: festeggiare i successi o gli insuccessi è sempre una buona idea per migliorare il team building e perché no, allentare la tensione accumulata durante lo Sprint.
Questi erano i miei 10 segreti per rendere la Sprint Review un pelino più interessante, spero vi siano utili!
