Come prendere decisioni migliori senza impazzire (troppo)

Come responsabile di Prodotto, Founder o Product Manager, ogni singolo anno devi prendere centinaia di decisioni. Devi scegliere cosa sviluppare, quanto sviluppare, come prezzare, a chi rivolgerti, se continuare sullo stesso segmento, cosa misurare e come, etc. 

Inoltre, a tutti i livelli, devi capire come gestire le pressioni degli stakeholder che siano investitori, capi o pari grado rispetto alle decisioni che stai prendendo.

Fatta questa premessa è facile capire perché il modo in cui prendi decisioni è molto più importante delle singole decisioni che prendi. 

Attenzione, non sto parlando di come scegliere le priorità, ma proprio del processo decisionale e della sua esecuzione, una volta definite le priorità.

Ecco cosa troverai:

1. Decisioni Irreversibili vs decisioni reversibili
2. Prima raccogli le informazioni (non tutte!), poi decidi
3. Non decidere ha un costo
4. Decidi poco, decidi sempre.
5. Su decisioni complesse costruisci il consenso. Non imporre mai.
6. Non devi essere tu a prendere tutte le decisioni
7. Il Framework che puoi applicare da subito

Il post è abbastanza lungo per cui se sei di fretta puoi scaricarlo in PDF e leggerlo con calma quando vuoi.

Alcuni anni fa mi sono soffermato molto su questo aspetto fino ad arrivare a capire che non avevo un “metodo per prendere decisioni”. Decidevo e basta, probabilmente in maniera sempre diversa. Improvvisavo. Ogni tanto andava bene, altre volte peggio.

All’aumentare della complessità e del numero di risorse gestite incrementava esponenzialmente l’impatto che ogni singola decisione produceva. Quindi mi sono fermato, chiedendomi se stavo andavo avanti nel modo giusto. Ho iniziato a raccogliere materiale, a informarmi, a chiedere consiglio ai migliori decision maker che conoscevo, e le loro raccomandazioni in merito, fino ad arrivare a creare una mia personale lista di elementi che ritengo fondamentali nel prendere decisioni.

La lista che troverai è frutto sia di riflessioni personali, che di adattamenti e re-interpretazioni di linee-guida già esistenti. 

Inizio dagli elementi che hanno avuto più impatto.

Nota bene: tra eroi ci riferiamo principalmente a decisioni di prodotto ma questi principi li puoi applicare alla maggior parte dei processi decisionali.

1. Decisioni reversibili vs decisioni irreversibili.

La conseguenza che questa scelta generera è reversibile o irreversibile?

Questa semplice domanda che ho letto su un’intervista fatta a Jeff Bezos qualche anno fa mi ha davvero cambiato, in meglio, la vita.

In realtà, la domanda dovrebbe essere: il costo che sosterrò se la decisione dovesse essere sbagliata è molto alto o molto basso?

Adesso è diventato automatico e in pochi istanti riesco a capire dove quella scelta che sto per fare si colloca. In base all’esito il tempo che dedico a quella singola decisione cambia radicalmente.

Chiaramente non si tratta di bianco/nero, 0/1, ma di un continuum lungo la linea della reversibilità.

Decisioni Reversibili

Le persone, in media, pensano di essere sempre nella zona dell’irreversibilità (a sinistra sulla linea) e impiegano tantissimo tempo nel prendere decisioni che possono essere facilmente recuperate.

Ecco alcune decisioni da prendere che tipicamente possono stare nella parte di destra mentre vengono sempre collocate a sinistra. Mi rivolgo soprattutto a chi sta creando qualcosa di nuovo: nome, prezzo, loro, sito web, organizzazione (quando si è in tre), dominio, etc.

Attenzione, non sto dicendo che sono cose poco importanti, queste sono cose decisive, quando raggiungi migliaia o milioni di utenti. Ma quando stai cominciando è molto più importante che il tuo prodotto abbia senso di esistere piuttosto che trovare il nome perfetto o il dominio .com pensando che il tuo prodotto sarà globale.

Ecco, una delle cose che mi colpisce più di ogni altra è la scelta del NOME. 

Solitamente i founder ci investono una marea di tempo. Ripeto, non sto dicendo che non è importante (così come il perfetto dominio .com), anzi lo è assolutamente, ma probabilmente nella fase iniziale della tuo prodotto, fatto 100 il tempo che hai a disposizione non dedicare l’80% a fare brainstorming sul nome, ma dedicalo a validare il tuo prodotto prima, tanto se a nessuno interessa, importa davvero come si chiamerà?

Chiaramente all’aumentare del numero di utenti che raggiungi cambiare nome sarà sempre più costoso in termini di tempo e budget, ma è una cosa che comunque potrai cambiare.

La regola di base è che se una decisione è reversibile è molto più importante che tu sia bravo e veloce a cambiare in corsa rispetto al prendere da subito la decisione perfetta. Come vedremo più avanti il tempo che impieghi a non-decidere ha un costo.

Essere veloci in molti casi è molto più importante di prendere da subito la decisione giusta. Dopo tutto se stai facendo innovazione non sai cosa porterà valore e cosa sarà uno spreco. 

“If you’re good at course correcting, being wrong may be less costly than you think, whereas being slow is going to be expensive for sure.” Jeff Bezos

Decisioni irreversibili

Cosa completamente diversa è sulle decisioni irreversibili o, che hanno un altissimo costo per essere cambiate come struttura societaria, compagine sociale, personale, etc.

Su questo stai molto attento e dedicaci tutto il tempo di cui hai bisogno, dandoti ovviamente tempi e obiettivi. Non correre.

Troppe volte mi sono sentito chiedere di entrare in società, con ragazzi che erano in fase di costituzione della propria start-up, dopo un incontro o una telefonata. In questi casi è fondamentale non confondere il bisogno impellente che senti con la scelta ragionata che dovrai fare.

Solitamente una piccola percentuale delle decisioni che prenderai ricadono in questo gruppo

2. Prima raccogli le informazioni (non tutte!) poi decidi.

Sembra di una banalità pazzesca, eppure spesso vedo persone che hanno la tendenza a premiare la velocità di risposta, la reattività, rispetto a raccogliere i diversi elementi necessari per poter prendere una decisione.

Probabilmente l’essere veloci nel dare risposte viene associato all’essere intelligenti, in alcune culture aziendali.

Assicurati di aver raccolto informazioni sui diversi angoli da cui il problema può essere affrontato e soprattutto da persone diverse. Per chi fa prodotto saprà perfettamente che la versione dello sviluppatore, sarà sempre molto diversa da quella del designer, che sarà ancora diversa da quella del product manager.

Raccogliere informazioni non vuol dire raccogliere tutte le informazioni, ma un 60-70% del totale di informazioni che dal tuo punto di vista è necessario raccogliere.

Dai sempre un peso alle informazioni che ti vengono date in base al ruolo/expertise della persona e in base all’interesse della persona nel darti quell’informazione.

Questo è super importante. Lascia che ti spieghi perchè.

E’ bello pensare che chiunque possa dire la propria opinione e può anche essere giusto se guardiamo una partita di calcio o se cerchiamo di indovinare il finale di “Breaking Bad”. E’ folle per un’azienda. Non ha nessuna logica. Il più grande problema è che una cultura di questo tipo alimenta la convinzione che chiunque possa giudicare il lavoro degli altri.

Non sto parlando di sessioni di brainstorming o di design sprint su alcuni temi specifici in cui pareri diversi, da background diversi sono fondamentali. Mi riferisco ad alcuni contesti aziendali, soprattutto italiani, in cui solo per una maggiore “anzianità” chi fa vendite o account management si aspetta che il proprio parere su un’interfaccia o una tecnologia sia una decisione esecutiva.

Ti faccio un esempio: mi è capitato di essere coinvolto in riunioni in cui stavamo lavorando su delle possibili soluzioni di UX per un prodotto B2B, nel meeting erano coinvolti anche responsabili commerciali che piuttosto che dare un contributo “disinteressato” al progetto cercavano di veicolare le decisioni per un proprio tornaconto personale, come chiudere un deal o far contento un cliente.

Usa la logica, non le emozioni. Sempre

Strettamente collegate alla sequenza “1. Raccogli informazioni 2. Decidi” ci sono le emozioni.

Le emozioni ci possono aiutare a capire e sentire le persone, ma spesso sono il nostro peggior nemico nei processi decisionali. Se sei una persona entusiasta, come me, che ama lanciarsi, le emozioni possono diventare il tuo peggior nemico.

I due consigli (non strettamente legati allo sviluppo di prodotto) che posso darti se anche tu vuoi migliorare su questo aspetto sono:

1. Fermati. Quando ricevi una notizia (bella o brutta), quando esci da un meeting o dopo che con il tuo team avete bucato la deadline per l’ennesima volta semplicemente fermati. Non reagire subito. Ti devi dare il tempo di “scollegarti emozionalmente” da quanto accaduto. E’ un’azienda, non una famiglia: non c’è spazio per sensi di colpa, rimpianti, sfuriate, silenzi.
   
   Prenditi del tempo: può essere mezz’ora, un’ora o più, ma cerca di capire cosa non ha funzionato e lavora su questo per avere maggiore impatto la volta successiva. E’ molto difficile all’inizio, ma ti assicuro che nel lungo termine ne vedrai i benefici. 

2. Inizia a investire in borsa. Compra delle azioni per la cifra che oggi sei disposto a perdere per intero. Prima raccogli le informazioni, poi compra ;).
   
   Ti starai chiedendo: cosa cavolo c’entra con quello di cui stiamo parlando? Ecco, investire con consapevolezza, osservando il mercato e le sue reazioni alla paura e all’entusiasmo, è uno dei modi migliori, secondo me,  per iniziare a capire quanto le emozioni possono essere dannose per i processi decisionali.

3. Non decidere ha un costo.

Devi sempre valutare il beneficio che deriva dal raccogliere più informazioni rispetto al costo che sostieni aspettando di prendere una decisione. (Ray Dalio)

Il suo estremo lo conosciamo tutti è si chiama “Paralisi da Analisi”: quando sei letteralmente bloccato provando ad analizzare ogni cosa, prevedendo tutto ciò che potrebbe accadere come una partita a scacchi in cui cerchi di anticipare le prossime sedici mosse.

Al di là del tempo che impieghi nel prendere una decisione che ha un costo oggettivo in termini di ore, devi anche valutare l’effetto che quella decisione non presa ha su tutto il resto delle attività concatenate. 

Non devi soltanto prendere una decisione, ma devi agire in base alla decisione presa. Più tempo lasci passare tra decisione presa e l’esecuzione peggio è. Tenderai a rimettere tutto in discussione ed essere assalito dal dubbio.

Come responsabile di prodotto inoltre l’essere tentennante non ti aiuterà. Chi ti sta intorno, al di là del fatto che la decisione presa possa avere un effetto positivo o negativo, deve vederti deciso e risoluto nell’agire.

L’unico modo per evitare di impiegare troppo tempo per prendere decisioni è semplicemente non prenderne troppe, il che è strettamente collegato al prossimo punto.

4. Decidi poco, decidi sempre.

Il tempo è la risorsa più preziosa in assoluto. Assicurati sempre di dedicarlo alle cose che hanno impatto. 

Conosci il principio della Pareto Efficienza, detto anche principio dell’80/20? 

Se non lo conosci puoi cercarlo su Google.

Qui mi interessa darti il principio di base: Il 20% delle azioni che fai porta l’80% dei risultati. Il restante 80% delle azioni porta solo miglioramenti marginali.

Il problema è che quel 20% di solito riguarda le cose che nessuno vuole fare, perchè sono faticose. Tutti preferiscono fare cose semplici che migliorano di poco i risultati. Ci si trova a proprio agio. Questo è il motivo per cui la maggior parte delle persone e delle aziende si livella verso la media.

Citando Tim Ferris:

A person’s success in life can be measured by the number of uncomfortable conversations he or she is willing to have.

Devi prendere poche decisioni, solo quelle importanti, a più alta priorità. Se non deciderai tu, lo farà qualcun altro per te.

Quel qualcun altro potrà essere il tuo capo, il mercato, il tuo collega.

Pensare che il tempo “deciderà” al posto tuo equivale ad affidarsi al caso. Se stai fermo ad aspettare che una decisione complessa magicamente si risolva da sola stai perdendo il tuo tempo.

5. Su decisioni complesse costruisci il consenso. Non imporre mai.

Al di là della decisione presa quello che fa veramente la differenza è l’esecuzione, la sua velocità e la sua accuratezza.

E’ davvero complicato, nello sviluppo di prodotto con team cross-funzionali, far eseguire decisioni imposte dall’alto.

Se proprio devo essere sincero, non ha per nulla senso.

Provo a spiegarmi. Se io volessi solo un team che esegua le mie decisioni forse non avrei neanche bisogno di un team. Avrebbe molto più senso esternalizzare lo sviluppo. Prenderei un bravo Project Manager, in grado di scrivere buone specifiche e non sosterrei il costo di un team.

Il vero vantaggio di avere un team interno che sviluppa il tuo prodotto è che, con un giusto Contesto, Vision cristallina e WHY chiaro, prenderà decisioni molto migliori di quelle che tu potresti prendere.

La velocità e l’accuratezza dell’esecuzione da parte del team è direttamente proporzionale a quanto il team senta propria la decisione e la strategia.

Se ci sono diverse opinioni in merito a una decisione da prendere usa l’autorità come ultima spiaggia.

6. Non devi essere tu a prendere tutte le decisioni

Questo è super semplice, ma è importante ricordarlo sempre, soprattutto se hai la fortuna di gestire un team.

Quando ho iniziato uno dei principali errori manageriali che facevo era di risolvere i problemi alle persone del mio team, prendendo al posto loro le decisioni più complicate. Credevo di fare il loro bene, mentre in realtà impedivo loro di crescere, non davo la possibilità di sbagliare assumendosi le proprie responsabilità.

Non vuol dire mandarli dritti verso il burrone, che è l’esatto opposto ed è comunque sbagliato. L’aiuto maggiore che puoi dare è quello di aiutarli a prendere in considerazione elementi che non avevano o guardare il problema da una prospettiva diversa.

E’ molto più semplice di quanto pensi, ma il vero problema sei tu! Tu che sai già come risolvere quella cosa o pensi di saperlo fare e che vorresti risolverlo al posto “suo” per andare più veloce. Ecco, devi semplicemente stare zitto e fare questa domanda: “Tu cosa faresti?”.

Lo so, sembra stupido: un tuo collaboratore viene da te con un problema che pensa di non saper risolvere e tu gli chiedi cosa farebbe? Sì, esattamente. 

Spesso le persone ti chiedono aiuto perchè sono insicure e vogliono un’approvazione, sono abituate a uno schema manageriale di tipo familiare Padre > Figlio, in cui l’importante è non sbagliare. Questo schema deve essere scardinato il prima possibile.

Ovviamente mi riferisco a decisioni che possono e devono prendere tranquillamente da soli, non a decisioni in cui il tuo intervento è determinante.

Quick Tip: per le prime volte prepara sempre un piano di backup, se le persone sbagliano le aiuterai a recuperare più velocemente.

Il Framework che puoi applicare da subito

Per concludere, ogni volta che pensi che la decisione che stai per prendere è importante fatti queste 6 domande:

1. Dove si colloca la mia decisione lungo la linea della reversibilità?

2. Prima di decidere ho raccolto le informazioni necessarie?
   
3. Devo prendere questa decisione o ha un impatto trascurabile?
   
4. Devo prendere IO questa decisione?
   
5. Il Team è “a bordo”?
   
6. Se la decisione è stata presa cosa impedisce un’esecuzione rapida e accurata?

E tu come prendi decisioni complesse? Se hai qualche consiglio o dubbio scrivilo nei commenti.