OKR, esempi pratici per una migliore organizzazione

OKR, esempi pratici per una migliore organizzazione

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OKR, esempi pratici per una migliore organizzazione

In questo secondo articolo, troverai alcuni esempi pratici sugli OKR e la risposta ad alcune delle domande principali che sicuramente ti saranno venute in mente nel momento in cui hai iniziato a implementarli.

Nel caso tu non l’abbia ancora fatto, ti consiglio di leggere prima questo articolo Gli OKR: cosa sono, come usarli e perché sono fondamentali, che ho scritto prima, e che con mio grande stupore, è il post più letto e condiviso oggi su Productheroes.it!

La mia interpretazione è molto semplice: tutti abbiamo bisogno di mettere ordine e darci delle priorità.

Gli OKR sembrano uno strumento semplice e super accessibile, e di fatto lo sono, ma quando inizi a implementarli vengono tutti i nodi al pettine e, a quel punto, cerchi disperatamente conforto.

Settimana scorsa ho avuto l’occasione di parlare a un evento di Product Tank, ospitato da Facile.it a Milano, in cui ho tenuto il Workshop OKR: Come Implementarli senza fare Troppi Casini. C’erano circa 70 persone, tutte su ruoli di prodotto, design o tech. E’ stato una bomba! Siamo andati avanti per un’ora e mezza e ho pensato potesse essere utile condividere le slide e sintetizzare il Q&A in un articolo.

Workshop su OKR a Milano
Workshop su OKR a Milano

Qui trovi le slide che ho presentato all’evento:

Man mano che andavo avanti sulla parte teorica, vedevo che ogni caso pratico in azienda, sollevato dai partecipanti, aggiungeva nuovo contenuto e permetteva anche di dare una visione molto concreta al controverso tema degli Objective and Key Results.

Quello che farò ora è entrare nel merito delle domande che ho ricevuto e fare degli esempi pratici.

OKR: esempi pratici

  1. Differenza tra metriche e OKR
  2. OKR vs KPI
  3. OKR e KPI aziendali
  4. Posso Impostare gli OKR di team senza aspettare che vengano dall’alto?
  5. In quanti dobbiamo essere per implementare gli OKR?
  6. Come misuro la parte qualitativa?
  7. Gli OKR per un manager devono essere personali o di Team?
  8. Posso cambiare idea dopo aver impostato gli OKR?

1. OKR: Differenza tra metriche e OKR

I Key Results (KR), idealmente dovrebbero essere rappresentati da metriche.

Una metrica non è altro che un numero che ti aiuta a prendere decisioni e a capire come sta andando il tuo prodotto/business. Se vuoi approfondire il tema delle metriche, leggi la mia guida completa Metriche di Prodotto.

Questo è l’obiettivo ultimo degli OKR. Ciò non vuol dire che ogni metrica di cui tieni traccia deve essere un KR, ma puoi tranquillamente usare le metriche che ritieni più importanti per definire i tuoi KR.

Esempio Key Result

Se come Product Manager ti sei dato l’obiettivo di aumentare il conversion rate su una landing page o sull’utilizzo di una feature, quello può essere uno dei tuoi KR sotto un “cappello” di OBIETTIVO più alto.

2. OKR vs KPI

Gli OKR sono uno strumento organizzativo e non valutativo, per cui se non raggiungi i Key Results non verrai licenziato, né verrai promosso se li raggiungi.

I KPI sono invece indicatori di performance e in base a quelli vengono valutate le attività e i processi svolti.

In alcuni casi, soprattutto su Marketing e Vendite (per esempio), alcuni KPI tendono a coincidere con gli OKR ma non è la regola.

Esempio OKR vs KPI

Se l’obiettivo di un venditore B2B è di chiudere il trimestre a 400.000 €, lui verrà valutato su questo e in base a quel KPI prenderà dei premi o meno. Quello è il suo KPI per il Quarter. 

Allo stesso tempo però, potrà impostare degli OKR per aiutarsi a raggiungere quell’obiettivo, letteralmente spezzettando l’obiettivo finale in altri piccoli sotto obiettivi.

Per esempio: incontrare 9 clienti top tier, fissare 90 appuntamenti, lavorare 200 lead, etc. Su questi numeri non verrà valutato, ma gli servono per organizzarsi nel raggiungimento dell’obiettivo finale.

3. Gli OKR possono discendere da KPI Aziendali?

Gli OKR, soprattutto quelli di alto livello (CEO ed Executive), devono assolutamente discendere da KPI aziendali. 

Più si scenderà verso ruoli e livelli più bassi, più gli OKR saranno focalizzati su sotto obiettivi, ma essendo collegati agli OKR superiori, sono sempre riconducibili ai KPI aziendali.

Ricordiamoci che gli OKR servono per dare focus e allineamento.

L’obiettivo è uno: far muovere l’azienda in avanti in base alle metriche che sono state definite.

4. Impostare gli OKR in autonomia

Posso Impostare gli OKR miei e del mio team senza aspettare che vengano dal mio capo?

No, non ha molto senso. Faresti del lavoro a vuoto. Lo so, se sei in questa condizione la frustrazione è tanta. Ci sono passato. 

Qui, dal mio punto di vista, hai due possibilità:

  1. Aiutare il tuo capo nel definire gli OKR.
    E’ un po’ delicato, ma se hai un buon rapporto con il tuo capo sicuramente lui lo vedrà come un aiuto reale e non come un tentativo di sostituirti o minare la sua autorità. Fallo con gli altri tuoi colleghi di pari livello ma non farla sembrare una cospirazione 😉
  2. Se per te i dati sono così importanti e se dall’alto questa importanza non è riconosciuta (se il tuo capo non lo fa vuol dire che gli stai dando meno importanza delle altre cose che sta facendo, a meno che non si tratti di emergenze) fatti qualche domanda e cerca di capire se è davvero il modo in cui vuoi lavorare.

5. In quanti dobbiamo essere per implementare gli OKR?

Aziende come Google, LinkedIn, Facebook usano gli OKR.

Io, personalmente, li ho utilizzati in aziende di 100 persone, 35, 7 e anche da solo!!!

Non esiste un numero giusto, ma chiediti qual è il motivo per cui pensi abbia senso utilizzarli. Ricordati che sono semplicemente un metodo per migliorare l’organizzazione e la gestione del tempo e delle risorse.

6. Posso impostare degli OKR qualitativi?

Questo pone un’altra domanda: cosa è la qualità?

La parola qualità viene abusata. Spesso viene utilizzata quando non si sa bene perché si sta facendo una cosa, qual è l’obiettivo e come potremmo raggiungerlo, e allora ci si dice “Mi raccomando! Occhio alla qualità!”.

In linea di massima ogni cosa che fai dovrebbe e generare un impatto e quindi dovrebbe poter essere misurata. Ok forse non tutto, ma la maggior parte delle attività devono poter essere misurate.

Lo so…il Bello non può essere misurato…

Ma noi vogliamo fare prodotti belli o prodotti che vengono usati e generano impatto reale sul business?

Al di là di tutto ci sono alcune attività che possono essere definite per deliverable o milestone piuttosto che per metriche e questo va benissimo. Vedi: definizione immagine coordinata, upgrade sicurezza del sistema, completamento UI Kit, etc.

7. Gli OKR per un manager devono essere personali o di team?

La risposta è: dipende.

Dipende da quante persone gestisci e da quanto lavoro operativo continui a fare.

La regola vuole che gli OKR per un manager debbano essere prevalentemente di team, ma come sempre l’importante è considerare gli OKR un metodo da adattare alle nostre esigenze.

Esempio OKR team e OKR personali CEO

Il CEO di un’azienda di 15-20 persone può impostare la maggior parte degli OKR su obiettivi aziendali, ma per esempio dedicare un blocco al fundraising, attività a cui si dedicherà esclusivamente lui con supporto del CFO, se c’è.

8. Posso cambiare idea dopo aver impostato gli OKR?

Questa è la domanda di tutte le domande. Mi è stata posta 3-4 volte durante il workshop in forme diverse. E mi ci sono scontrato durante ogni singolo quarter in cui ho impostato degli OKR.

Innanzi tutto distinguiamo tra cima della piramide e base della piramide organizzativa. Più stai verso la base più i cambiamenti sono relativi al modo in cui scegli di raggiungere gli obiettivi che vengono dall’alto e soprattutto hanno meno impatto sull’azienda intera, perché si propagano a un numero limitato di persone, o non si propagano per nulla se non gestisci risorse direttamente.

Più stai in alto più ogni cosa che fai o dici ha impatto e si propaga. Qui non c’è una risposta: la tua bravura come CEO o Manager sta proprio nell’identificare opportunità reali, cambiare in fretta e inseguirle distinguendole da fuochi di paglia che si accendono velocemente e altrettanto velocemente si spengono.

Il mio consiglio è di distinguere nettamente il cambiare idea dal Pivot. 

Nel secondo caso, il Pivot, è completamente diverso: in base ai dati è evidente che l’azienda o il prodotto non si sta muovendo in avanti per come era stato previsto. Da solo, o meglio dopo confronto con gli Executive, viene individuata una strategia che potrebbe portare risultati migliori grazie a qualche esperimento che avete già fatto, e allora si decide di seguire una strada più promettente.

In questo caso una delle cose più importanti è il buy-in delle persone che dovranno eseguire quel cambiamento, altrimenti rischia di trasformarsi in un bagno di sangue.

In generale gli OKR ti servono anche a questo: a capire quanto sei distante dall’obiettivo, individuare le metriche che non stanno migliorando e (soprattutto) perché, evitando di realizzare che non raggiungerai l’obiettivo il giorno prima della deadline.

E tu stai già provando a implementarli? Se hai altre domande puoi scriverle direttamente nei commenti e proverò a risponderti.

A presto!
Marco


📘GUIDA OKR
Se vuoi approfondire gli OKR, qui sotto troverai tutti gli altri articoli che ho scritto (per comodità di lettura li ho numerati in base alla data di pubblicazione), con l’intento di fare chiarezza e aiutarti ad avere una comprensione migliore possibile.

#1. OKR: COSA SONO
Questo è il mio primo articolo su OKR che ho scritto e che è stato condiviso da moltissime persone. Sono contento che sia piaciuto così tanto… per me è stata una bellissima sorpresa! OKR, cosa sono e perché sono fondamentali.

#3. OKR E TRELLO
A seguito di varie richieste su come legare gli OKR aziendali alle attività giornaliere per mantenere il focus ho scritto un post in cui racconto come farlo usando Trello e metodologie legate allo sviluppo di prodotto. OKR e attività giornaliere: come collegarli e fare focus sugli obiettivi.

#4. OKR E GLI ERRORI COMUNI
Negli ultimi mesi ho visto che nella scrittura degli OKR si tende a commettere sempre lo stesso errore: si scrivono obiettivi poco ambiziosi, quasi come fosse una lista della spesa. L’assenza di Stretch va a compromettere la natura stessa degli OKR. Per aiutarti a capire come procedere ho scritto anche Mindset OKR: puntare a obiettivi sfidanti.

#5. OKR: LA DIFFERENZA TRA KEY RESULT E TASK
Ho deciso di scrivere un post specifico sulla differenza tra Key Result e task, perché scrivere task invece di Key result è uno dei fraintendimenti principali che notiamo durante i workshop, quando per la prima volta ci si approccia a questa metodologia. 

Marco Imperato

Co-Founder e Amministratore di Edgemony, società che fonda nel 2020, con il duplice obiettivo di accelerare lo sviluppo del territorio siciliano grazie alle competenze digitali e aiutare aiuta le aziende italiane, e non, a estendere in Sicilia il proprio Tech Team. Crea Product Heroes, a fine 2018, la prima community per Product Manager in Italia, che finora ha aiutato oltre 70.000 persone tramite articoli, video e guide. Dal 2008 guida il dipartimento di Prodotto e Digital Media di Mosaicoon, dal giorno della creazione fino alla chiusura per fallimento 10 anni dopo.

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Le slide sono disponibili per studenti ed ex studenti del Master in Product Management

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