OKR e attività: come collegarli e fare focus sugli obiettivi

In questo terzo post, capirai come collegare i tuoi OKR alle singole attività giornaliere, ovvero come continuare a mantenere il focus su ciò che genera impatto, e ti fa muovere in avanti, nonostante la lista infinita di cose da fare che ti si presenta ogni giorno.

Dopo aver visto cosa sono gli OKR e aver approfondito anche dei casi pratici di implementazione, adesso è il momento di capire come scaricare tutto a terra.

Ecco cosa troverai nel post:

1. Tattica e strategia con gli OKR
2. Gestire le attività con Agile
3. OKR e Excell: schema per implementarli
4. Collegare gli OKR alle attività (impazzendo)
   1. Come ho risolto il collegamento delle attività senza impazzire
   2. Da OKR aziendali a task giornaliere usando Trello
   3. Il Vantaggio nello scrivere le task giornaliere a partire dagli OKR
   4. Il backlog Grooming per la gestione delle priorità
5. Come gestire tutto ciò che è fuori obiettivo

Far convivere tattica e strategia con gli OKR

Ovvero come faccio a far convivere i miei obiettivi di Quarter con le mie attività giornaliere senza impazzire e perdere tantissimo tempo?

Questa domanda non è affatto banale.

Se ci pensi, per chi guida team di prodotto (ma non solo), è già difficile prendersi del tempo e definire degli obiettivi con chiarezza e assegnargli dei numeri. Procedere verso di essi districandosi tra le 1000 attività giornaliere, imprevisti, entrate a gambatesa da stakeholder e nuove opportunità spesso sembra impossibile.

Questo post è diverso dagli altri. E’ rivolto direttamente a te e a come tu organizzi il tuo tempo e le tue giornate per raggiungere gli obiettivi che ti sei dato. E’ più trasversale perchè può essere applicato a qualsiasi ambito, ma qui, tra eroi, faccio riferimento al prodotto.

Ti dirò come faccio io. Non penso sia la migliore soluzione possibile, ma è quella che utilizzo ormai da un paio di anni e sta ancora in piedi nonostante i vari cambiamenti.

OKR e Agile: gestire le attività

Di base è un metodo che mi aiuta ad essere disciplinato e stare sempre focalizzato sugli obiettivi evitando al minimo le distrazioni. Non ho fatto altro che applicare alcune tecniche che uso per lo sviluppo di prodotto all’organizzazione delle mie attività giornaliere.

Per comprendere a pieno questo post ti consiglio di leggere questi due se ancora non l’hai fatto:

1. Come definire le priorità e fare focus
2. Cosa sono gli OKR e perchè sono fondamentali

Nota: Esistono anche dei software, come Perdoo, per implementare gli OKR in azienda, e collegare task giornaliere, ma personalmente sconsiglio sempre di partire da un nuovo software. La ragione è semplice, fai doppia fatica, devi cambiare due abitudini: iniziare ad usare gli OKR + iniziare ad utilizzare un nuovo software.

OKR e Excell: schema per implementarli

Per la prima implementazione in azienda utilizzo sempre uno spreadsheet molto semplice. 

Trovi qui una copia che ho creato appositamente. Copialo sul tuo Drive e facci quello che ti pare. Se ti vengono in mente idee per migliorarlo, fammi un fischio.

Ovviamente puoi arricchire il foglio come meglio credi, ma il mio consiglio è sempre lo stesso: parti semplice e aggiungi solo quello che ti serve.

Come collegare gli OKR alle singole attività (impazzendo)

Su questo pezzo mi “incartavo” sempre. Non riuscivo a capire come collegare i miei obiettivi di quarter a tutto quello che facevo durante il giorno. 

Oltre a Jira e simili per le attività di Product Management puro, io utilizzo Trello per gestire le attività, applicando un banalissimo Kanban, più qualche colonna extra. Anche qui, non penso sia la migliore soluzione possibile ma per me funziona, è semplice e sta ancora in piedi dopo anni.

Il problema è che mi capitava spesso di non aprire lo spreadsheet per un paio di settimane, quindi il mio Trello si riempiva di attività che però non erano collegate ai miei obiettivi di Quarter. Diventava una lista infinita e confusa di roba che non riuscivo mai a smaltire.

Il modo migliore per lavorare sugli obiettivi quando fai start-up o prodotti innovativi è averli sempre davanti.

All’inizio quando le cose erano più semplici me ne fregavo: usavo Trello per le attività giornaliere e lo spreadsheet per gli OKR. Ogni paio di settimane controllavo lo stato di avanzamento sul Quarter e poi tornavo a Trello. A un certo punto mi sono reso conto che facevo troppa fatica nel mantenere il focus. Il metodo che stavo utilizzando non andava più bene e quindi ho cercato di capire come migliorare.

Ho interrogato Google che mi ha suggerito degli schemi. Anche Trello aveva dei template già pronti, ma non ero soddisfatto. Era tutto ancora troppo complesso e non volevo spendere dei soldi e del tempo per utilizzare l’ennesimo software.

Mi serviva qualcosa che fosse anche molto visuale in modo da avere chiarissimo dove stessi spendendo le mie energie e se erano in linea con i miei obiettivi.

Ci ho lavorato 3 settimane e ho trovato la soluzione: la frutta!

Come ho risolto il collegamento delle task giornaliere con gli OKR

La cosa di cui sono più soddisfatto, è che questo metodo è super semplice, ma allo stesso tempo ti richiede grande disciplina, focus e consapevolezza da quando inizierai ad utilizzarlo.

Ti spiego come funziona semplificando all’osso e utilizzando il nostro ormai famosissimo caso studio: Noè e la sua Arca. Se ancora non conosci il caso studio lo puoi approfondire da qui 

Ipotizziamo sempre che sia tutto molto lineare e semplice per cui gli OKR di Quarter non sono altro che gli Obiettivi annuali suddivisi in parte uguale e non abbiamo Key Numbers Finanziari.

Una pratica molto diffusa nelle aziende è di non impostare degli OKR annuali, ma partire da obiettivi numerici finanziari annuali da raggiungere, e usare gli OKR a livello di Quarter per capire come arrivarci.

Qui si parla di Noè e la sua Arca, quindi la parte finanziaria non è il tema primario 🙂

L’azienda ha quindi definito gli obiettivi di Quarter:

Immaginiamo che io sia l’Head of Arca: colui che deve costruire l’Arca per salvare gli animali. Bella responsabilità non ti pare?

Definisco gli OKR personali a partire da quelli aziendali

Quindi a partire dagli OKR di Q1 aziendali (nella parte sinistra) vado a definire i miei (nella parte destra):

Bene. Adesso che ho scritto gli OKR super sfidanti (ricordati sempre moonshot e non roofshot) realizzo che sono fregato e che ho tantissimo lavoro da fare per i prossimi 3 mesi! Quindi butto giù un piano che mi porta a definire delle attività che dovrò svolgere se voglio raggiungere quel risultato.

Quello che accade però è che, essendo l’azienda un organismo vivente, e io un umano e non un robot, man mano che passano i giorni entrano nuovi imprevisti, vedo delle opportunità, cambio idea su alcuni aspetti e così via.

Quindi mi serve un modo per agganciare tutto quello che farò ogni giorno per i prossimi 3 mesi agli obiettivi di Quarter, perchè se questi obiettivi non ce li ho sempre davanti rischio di farmi travolgere dalle varie incombenze giornaliere.

Come passare dagli OKR aziendali di Quarter alle task giornaliere usando Trello

Se la prima parte è pubblica, ovvero chiunque in azienda può vedere i tuoi OKR, questa seconda parte è privata e riguarda solo te e come scegli di organizzarti.

Adesso prendo il mio Trello e nella prima colonna di sinistra vado a scrivere gli OKR di Quarter. Potrei utilizzare Zapier per automatizzare il task, ma visto che devo farlo solo una volta ogni 3 mesi preferisco farlo a mano.

Assegno ad ogni obiettivo e i suoi KR un frutto (ovviamente puoi usare qualsiasi emoj, ma la frutta è comoda vedrai dopo perchè..).

In questo caso uso anguria 🍉, limone 🍋 e cocco 🥥. Rimani con me e abbi fede, non sono (del tutto) pazzo.

Prima di ogni KR scrivi: [KR] con il numero corrispondente.

Da qui puoi vedere la board su trello e copiarla

Ora aggiungi le 5 colonne: Backlog, To Do, Doing, Done, Freezer.

Ho tolto QA/Test per semplicità. Come avrai capito si tratta di un semplicissimo Kanban. Se non hai la più pallida idea di cosa sia il framework Kanban leggi: I due framework Agile: Scrum e Kanban, quale scegliere e perchè.

Ti ricordi il piano che ho fatto per capire come raggiungere i miei obiettivi? Bene, adesso è il momento di suddividerlo nelle singole attività che dovrò svolgere per eseguirlo. Quando comincio è impossibile sapere esattamente tutto quello che dovrò fare, però già ho qualcosa in mente che dovrò fare nell’immediato.

D’altra parte so con certezza che appena inizierò a lavorare subentreranno altre attività collegate e una marea di altra roba.

Per scrivere ogni attività sulle card però, aggiungerò sempre il frutto corrispondente all’obiettivo e il KR corrispondente.

L’enorme vantaggio di scrivere i miei task a partire dagli OKR

Questa singola operazione, un po’ laboriosa e che può sembrare una perdita di tempo per me è stata la vera svolta per tre motivi:

1. Non aggiungo a “To Do” ma a “Backlog”. Banalissimo per chi fa il product manager ma non l’avevo mai utilizzato per organizzare il mio tempo;
2. Il singolo fatto di dover impiegare 5 secondi per selezionare il frutto e scrivere il KR corrispondente, prima di lanciare un task in backlog, mi costringe a chiedermi se quello che ho in mente di fare ha davvero senso rispetto agli obiettivi che mi sono posto;
3. Ad un primo colpo d’occhio posso subito vedere la maggioranza di frutta presente, e quindi l’obiettivo su cui sto lavorando principalmente, e quelli che sto tralasciando.

Dal giorno dopo inizierò a lavorare effettivamente sulle task per cui sposterò quelle prioritarie in “To do” e quelle su cui sto lavorando in “Doing”. Nel frattempo si aggiungeranno altre task che continuerò ad inserire in backlog.

Questo non è un tutorial su Trello, quindi mi limito soltanto a dirti che puoi utilizzare tutto ciò che Trello ti mette a disposizione come checklist, etichette, allegati, collegamenti, dipendenze, etc. così come puoi scrivere le task nella forma che preferisci aggiungendo altre emoj su peso del task, tipologia, etc.

Sulle due colonne “To Do” e “Doing” devi darti un WIP Limit, ovvero un limite di task che possono essere presenti.

Io provo a stare su un massimo di 2-3 task sul To do, lo stesso per il Doing.

Il Backlog Grooming per la gestione del tempo e delle priorità

Ogni mattina quando apro il PC, la prima cosa che faccio è ordinare e prioritizzare il Backlog (Backlog Grooming per i nerd del product management). Alcune task magari le ho scritte senza frutta perchè ero di fretta e quindi le ho messe in fondo, altre hanno perso priorità e le sposto in fondo, etc.

Questa operazione fatta ogni mattina, mi costa 5 minuti di tempo, ma mi dà una chiarezza impagabile su quello che dovrò fare e perchè.

Mi dà equilibrio e focus e mi permette di visualizzare da subito eventuali colli di bottiglia e perdite di tempo da schivare. 

Solo dopo questo lavoro e dopo aver visto cosa c’è ancora in doing, in To do e se c’è spazio aggiungo nuove task.

Uso il Freezer per spostare attività che hanno perso d’importanza rispetto al progress del lavoro o che non reputo più necessarie. E’ inutile continuare ad avere sott’occhio attività che non danno più valore.

Come gestire tutto quello che mi allontana dall’obiettivo

Come ti ho anticipato all’inizio del post, usare la frutta come emoj ha un grandissimo vantaggio, ovvero le banane🍌 !

Le banane sono tutto ciò che devi fare e che non rientra nei tuoi obiettivi di Quarter.

Le banane possono derivare da richieste dall’alto, call da fare per mantenere rapporti, eventi a cui partecipare, gestione delle risorse e mille altri.

La concentrazione di banane (lo so fa ridere leggerlo, immagina scriverlo…), a un primo colpo d’occhio, ti dirà subito quanto stai andando fuori focus.

Inutile dire che puoi aggiungere tutte le emoj che vuoi per raggruppare altre attività, o altre etichette per “peso” del task, urgenza, etc. Come sempre, parti semplice e poi se ti serve aggiungi.

Anche se usi Trello ogni giorno, ricordati comunque di aggiornare lo spreadsheet con lo stato di avanzamento sugli OKR settimanalmente. In questo modo capirai velocemente se tutto quello che stai facendo ha impatto o se devi rivedere il tuo piano.

Lo Spreadsheet con il progress numerico ti serve a capire quanto ti stai avvicindando agli obiettivi

La lista di cose da fare (Trello) ha l’obiettivo di aiutarti a organizzare le singole attività.

A fine Quarter si ricomincia

Finito il Quarter devi semplicemente cancellare tutto e ricominciare. Non fare il pigro e non lasciare le task del vecchio Quarter!

Come ormai sappiamo non devi continuare a fare cose semplicemente perchè le stavi già facendo. Se cambiano gli obiettivi, cambierà anche la lista di cose da fare per raggiunger quegli obiettivi.

Se hai qualche dubbio scrivilo nei commenti. Ti rispondo!

A presto!
Marco

➡️ Leggi ora l’articolo successivo:
OKR: gli errori comuni e la scelta degli obiettivi

📘GUIDA OKR
Se vuoi approfondire gli OKR, qui sotto troverai tutti gli altri articoli che ho scritto (per comodità di lettura li ho numerati in base alla data di pubblicazione), con l’intento di fare chiarezza e aiutarti ad avere una comprensione migliore possibile.

#1. OKR: COSA SONO
Questo è il mio primo articolo su OKR che ho scritto e che è stato condiviso da moltissime persone. Sono contento che sia piaciuto così tanto… per me è stata una bellissima sorpresa! OKR, cosa sono e perché sono fondamentali.

#2. OKR ESEMPI
Dopo un workshop sugli OKR che ho tenuto per Product Tank Milano in Facile.it, ho scritto un altro post che sintetizza il Q&A finale e condensa altri OKR, esempi pratici per una migliore organizzazione meno dolorosa possibile (troverai anche le slide che ho presentato all’evento).

#4. OKR E GLI ERRORI COMUNI
Negli ultimi mesi ho visto che nella scrittura degli OKR si tende a commettere sempre lo stesso errore: si scrivono obiettivi poco ambiziosi, quasi come fosse una lista della spesa. L’assenza di Stretch va a compromettere la natura stessa degli OKR. Per aiutarti a capire come procedere ho scritto anche Mindset OKR: puntare a obiettivi sfidanti.

#5. OKR: LA DIFFERENZA TRA KEY RESULT E TASK
Ho deciso di scrivere un post specifico sulla differenza tra Key Result e task, perché scrivere task invece di Key result è uno dei fraintendimenti principali che notiamo durante i workshop, quando per la prima volta ci si approccia a questa metodologia.