I tool di un Product Manager: Strategy e Roadmapping

Essere un Product Manager significa avere a che fare con una moltitudine di persone e processi. Questo, solitamente, significa anche necessitare di molte competenze trasversali ed essere in grado di utilizzare tool di varia natura.
In questa serie di articoli voglio parlarti dei tool che ho utilizzato più spesso come Product Manager di Scale-up ambito B2C. 

In questo articolo, in particolare, ti racconterò innanzitutto quali sono le considerazioni che mi hanno spinto a trattare questo argomento.
Successivamente focalizzerò la mia attenzione sui tool che utilizzato durante la mia carriera, relativi alla definizione degli obiettivi strategici e aziendali, e soprattutto relativi alla definizione di una Roadmap. 

Troverai sicuramente dei cenni a specifici punti di forza e di debolezza dei tool ma il mio obiettivo non è quello di farne una recensione quanto quello di raccontarti come li utilizzo, o come li ho utilizzati.

Spero che i miei spunti possano esserti utili per capire che tipo di soluzioni adottare nel caso in cui ti trovi in specifiche situazioni, simili a quelle che leggerai di seguito.

Indice

Perché questa serie di articoli?

Le avventure di un giovane Digital Product Manager

Quando ho deciso di re-brandizzarmi e passare dall’essere un consulente al diventare un Digital Product Manager non avevo ben chiaro a cosa stessi andando incontro. Lo trovavo un percorso affascinante e adatto a me perché multidisciplinare e con riscontri più o meno immediati.

Avevo studiato, preso informazioni e fatto domande ma le risposte spesso discordanti e il mestiere sembrava non essere realmente ben definito e con interpretazioni diverse da azienda ad azienda. Purtroppo, non avevo questo articolo a disposizione che secondo me rende bene l’idea.

In ogni caso, una volta raggiunto l’obiettivo e ottenuto un posto da Junior Product Manager in una scale-up iniziava la parte in cui mi rendevo conto di quante conoscenze fossero necessarie per essere un Product Manager. E con esse, altrettanti tool.

Troppi tool e poca esperienza

Nonostante fossi un Junior, il Team di Product Management nell’azienda in cui ero stato assunto era ancora in fase di costituzione ed io ero stato il primo assunto. Quindi per qualche mese, con il solo supporto di un Head of Product che era anche Head of Marketing, mi sono occupato in prima persona di:

  • Comprendere quali fossero le attività che avrei dovuto gestire in qualità di Product Manager
  • Studiare ed introdurre il parco tool necessario ad un team di PM per farlo,
  • Capire come avrei dovuto utilizzare questi tool per gli scopi che servivano all’azienda in cui lavoravo.

Purtroppo le informazioni che trovavo erano sempre molto generiche, o osannavano le specificitá di un tool rispetto ad un altro, ma sorvolavano sul perché avrei avuto bisogno di un certo tipo di strumento e come avrei dovuto utilizzarlo.

Cosa puoi aspettarti da questo articolo?

Gli articoli che leggerai, sicuramente non sono gli unici nell’intero Web che trattano questo argomento. Tuttavia, ti assicuro che sono ció che avrei voluto leggere quando le mie query nella di ricerca di google erano “il miglior tool da integrare per fare X” oppure “gli strumenti che un PM dovrebbe conoscere e come utilizzarli”.

Se anche tu ti trovi, ti sei trovato o ti troverai in questa situazione almeno una volta nella tua carriera, allora spero di poter illuminare la tua via.

Cercherò di guidarti passo passo tra le attività principali di un Product Manager, ti spiegherò quali sono i tool a cui mi sono approcciato per gestirle durante la mia carriera e di come li ho utilizzati, evidenziando i punti di forza e debolezza di ognuno, secondo la mia esperienza.

Cominciamo dal livello più alto: la strategia di prodotto e il Roadmapping.

Product Strategy & Roadmapping

La prima tipologia di tool a cui ti consiglierei di dare un’occhiata é sicuramente qualcosa che consenta di definire e tenere monitorata la strategia di prodotto e la roadmap.

L’obiettivo di strumenti di questo tipo è quello di mantenere allineati sia il tuo team cross-funzionale che i vari team con cui collaboriamo, di prodotto e non, sulle motivazioni per cui lavoriamo su specifici aspetti e non su altri.
Serve a far comprendere perché alcune iniziative, soluzioni e proposte vengono prese in considerazione mentre altre no, nonostante gli impatti.

Insomma, avere queste informazioni accentrate in un solo posto, sotto gli occhi di tutti, ti permette di ordinare le idee, condividere la visione.
Inoltre, se qualcuno dei tuoi stakeholder ancora non l’ha capito, puoi sempre dire:
“Guarda, è scritto qua! Quest’anno ci dobbiamo concentrare su X, Y, Z mentre la tua idea ha un minimo impatto su W dove stiamo giá andando fortissimo. Next!”

Quello che ti ho appena raccontato può essere fatto in modo più o meno artigianale sulla base delle esigenze e della grandezza della tua azienda ma soprattutto SUL BUDGET che hai a disposizione.

Per gestire i vari aspetti di allineamento su Business e Product Strategy e Roadmapping, ho avuto la possibilità di utilizzare diversi strumenti. Te li racconto di seguito.

Whimsical

Giudizio Complessivo: Good! 🙂

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Whimsical é un visual workspace the ti permette di realizzare rappresentazioni grafiche e diagrammi di vario tipo.

Whimsical è un visual workspace che usiamo in modo molto versatile.
Per iniziare, lo utilizziamo principalmente per rappresentare la piramide che va dagli obiettivi aziendali fino agli obiettivi dei vari team, inclusa la rappresentazione delle dipendenze e delle correlazioni tra obiettivi di dipartimenti diversi.

Whimsical è un ottimo strumento collaborativo che ti permette di lasciare note commenti sui vari elementi che compongono uno schema o un grafico. Molto utile quando più persone lavorano simultaneamente sulla schematizzazione di un progetto o quando condividiamo il nostro grafico con più persone.

A livelli più “operativi” l’ho utilizzato per fare schemi e diagrammi di flusso che semplificano la comprensione di processi, User Journey o funzionalità.

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Esempio di diagramma di flusso realizzato con Whimsical

Ci si possono fare anche delle mappe mentali ma, per quelle, trovo che niente batta carta e penna.

Vantaggi

É incredibilmente intuitivo da usare, si arriva velocemente al risultato e tutto sommato devo dire che gli schemi sono chiari.
La possibilità di collaborare contemporaneamente sullo stesso progetto e di commentare singoli elementi è notevole.

Svantaggi

Non ha una buona categorizzazione dei documenti che crei, non è possibile creare delle sottocartelle all’interno di uno workspace, e questo lo rende un po’ confusionario.
É sicuramente utile ma non lo ritengo un tool strettamente indispensabile. Insomma, qualora avessimo problemi di budget probabilmente sarebbe uno dei primi a saltare.

Leapsome

Giudizio Complessivo: Meh! 😐

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Leapsome é uno strumento di Performance Management che ti consente di avere sempre sott’occhio i tuoi obiettivi e di monitorarne l’andamento a livello aziendale.

É uno strumento di Performance Management all-in-one che consente di tracciare le performance delle persone e dell’azienda in generale, in termini di KPI, OKR e Goal.

All’interno del team di prodotto, lo utilizziamo principalmente per:

  • Organizzare 1:1 e performance review all’interno del nostro team
  • Tenere traccia dei nostri OKR, monitorare lo stato di avanzamento e capire quanto siamo vicini agli obiettivi che ci siamo posti.

Vantaggi

Nell’azienda in cui lavoro, gli OKR sono condivisi a livello aziendale e quando un team intraprende un’iniziativa, lo fa per perseguire uno degli obiettivi specifici.
Questo strumento aiuta effettivamente a capire se stiamo remando tutti nella stessa direzione.

Non è propriamente uno strumento dedicato ai Product Manager ma se sei un CPO/Head of Product nella posizione di dover valutare qualcuno può esserti utile per dare feedback in maniera continuativa e strutturata.

Interessante e ben strutturata la possibilità di organizzare Performance Review a 360 gradi

Svantaggi

É uno strumento che utilizzo saltuariamente e, in tutta onestá, sono sicuro che potresti investire questi soldi altrove.

Prodpad

Giudizio Complessivo: Good! 🙂

Dei i tre servizi menzionati in questa categoria, ritengo Prodpad il tool più utile per un Digital Product Manager.

Si tratta di una piattaforma SaaS che ha l’ambizione di gestire l’intero processo di Product Management. Nella realtà dei fatti, lo trovo uno strumento abbastanza efficiente sia nella fase di scouting delle soluzioni legate ai nostri obiettivi aziendali che nella successiva fase di roadmapping. Nella mia azienda lo utilizziamo in particolare per le attivitá descritte di seguito.

Idea Collection

Nella nostra azienda ogni referente di business, tech e di prodotto ha un account su Prodpad e chiunque può postare in qualunque momento un’idea, un’iniziativa o una proposta per indirizzare un problema che ha riscontrato.
Questi oggetti contengono sempre: una descrizione breve ed una più accurata, un autore e delle categorie o tag, non obbligatori.
Dall’altro lato, Prodpad ti permette di dare dei feedback in merito, commentarle o discuterle in una sorta di thread.
In questo modo ognuno può dire la propria a riguardo.

prodpad-idea-example
Un’idea su Prodpad possiede diverse attributi e può essere supportata da elementi di diverso tipo: file, immagini, design e user stories che si integrano direttamente con Jira.

Roadmapping

Durante il kick-off annuale il CPO definisce, collaborando con il resto delle prime linee, quali siano le priorità su cui il team Product andrà a lavorare durante l’anno e che, naturalmente, hanno il più alto impatto di business sui nostri KPI aziendali.

Una volta valutato questo aspetto, insieme al Product Board facciamo un review di tutte le idee presenti nel backlog di Prodpad e le associamo ad una o più tematiche di alto livello, lasciando da parte quelle che non sono direttamente riconducibili ad una di esse.
Queste ultime non verranno più valutate per l’intero anno in corso, a meno di un cambio di rotta a livello di strategia aziendale.

Nella stessa sede creiamo dei sottogruppi di idee che tendono ad indirizzare opportunità appartenenti alla stessa “sfaccettatura” della macro-area, e le categorizziamo tramite lo strumento “Iniziative” di Prodpad.

Ogni trimestre rivalutiamo e, se è il caso, ridefiniamo le iniziative su cui ogni team di prodotto andrà a lavorare, prendendo il considerazione l’andamento del quarter precedente e l’impatto che abbiamo avuto sulla nostre metriche principali. Quindi, rivediamo sia le idee associate agli obiettivi aziendali che quelle che sono emerse nell’ultimo trimestre e che sono state caricate su Prodpad

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Lo strumento di roadmapping di Prodpad é una sorta di board che ti consente di avere sott’occhio quali sono le iniziative su cui il team lavorerá

Idea Evaluation

Ogni trimestre, ciascun Product Manager ha un set di iniziative su cui lavora e a cui corrisponde un sottogruppo di idee.
Ognuno di noi si occupa quindi di approfondire le varie idee con gli stakeholder che le hanno proposte.
Se l’idea é relativamente semplice la discussione avviene direttamente su Prodpad, quando invece ci rendiamo conto che è una faccenda complessa organizziamo meeting ad-hoc.

L’output di questa fase é una valutazione degli impatti, su una scala che va da XXS (impatto più basso) a XXL (impatto più alto).
Valutiamo, quindi, anche la complessità di realizzazione insieme a ai referenti del nostro team tech, design e BI, utilizzando la stessa scala.

A questo punto inseriamo i valori di valutazione all’interno di Prodpad e otteniamo un bel grafico in 4 quadranti che ci aiuta a scegliere le idee più interessanti su cui lavorare.
Quelle in alto a sinistra e in basso a destra sono dei no-brainer, mentre le altre richiedono valutazioni che variano da caso a caso.

prodpad-idea-chart.png
[Una volta valutate le idee, in termini di impatto e complessitá di realizzazione, Prodpad mostra le idee su un grafico a bolle, come quello riportato in alto]

Feature Requirements

A questo punto abbiamo selezionato le idee su cui lavoreremo, ne abbiamo valutato gli impatti e le abbiamo discusse con gli stakeholder. Non ci resta che scrivere Epiche e Storie! Lo facciamo direttamente su Prodpad che si sincronizza direttamente con Jira, affinché ce le ritroviamo anche lì per la fase di Project Management.

Vantaggi

È una suite completa per gestire tutto il ciclo che va dall’identificazione di un need fino alla prima dello sviluppo.

Offre interessanti funzionalità per categorizzare e taggare le idee in modo da facilitarne la successiva ricerca. Inoltre ha un sistema di upvoting e following delle idee che permette di tenere in considerazione quante persone all’interno dell’azienda reputino che quell’idea risolva effettivamente un problema.

Mette a disposizione diversi strumenti per documentare un’idea più o meno approfonditamente. È infatti possibile: inserire file, note e documentazione funzionale, integrare progetti di Design direttamente da tool come Figma o Invision oppure di caricali direttamente e creare epiche e User Stories associate.

Si integra nativamente con Jira, Slack e Trello, permettendo di:

  • Semi-automatizzare la sincronizzazione delle user stories relative ad un’epica o iniziativa, anche in modo massivo
  • Ricevere delle notifiche anche via Slack quando avviene qualcosa su un’idea che seguo

Ha una versione starter, molto economica, per piccole aziende.

Svantaggi

Ha a disposizione una sorta di Board che permette di tenere traccia dello stato di avanzamento di un’idea ma, personalmente, utilizzo poco questa funzione in quanto gestisco questa parte su Jira, che é più adatto e i due tool non sono integrati automaticamente in questo processo.
Più in generale, l’intera sincronizzazione tra i due strumenti é di gran lunga migliorabile. Ad esempio, da Prodpad è possibile fare il push delle storie su Jira ma non ho trovato un modo nativo per fare il contrario.
Lo stesso trasferimento delle storie da Prodpad a Jira non é ottimale in quanto, ad esempio, non si può direttamente associare una singola storia ad un’epica, se non quando viene fatto il push massivo.

Trovo che la sezione di Roadmapping sia confusa e le View disponibili molto limitate.

La funzionalitá di ricerca delle idee, soprattutto in free text, ha ampi margini di miglioramento. Allo stesso tempo, il filtering richiede molti click soprattutto nella caso in cui via siano numerose categorie e tag. Insomma, anche qui UX migliorabile!

Ultimo, ma non per importanza, non è esattamente economico quando scali e il pacchetto base della versione più costosa può costare fino a 13mila € ogni anno!

Alternative

So che esistono delle valide alternative a Prodpad e la suite più famosa é sicuramente Aha!, che fa piú o meno lo stesso mestiere.

Qualche collega mi ha parlato bene di Craft.io, che ha utilizzato in un’altra esperienza di lavoro.

Io purtroppo non ho mai utilizzato nessuno dei due ma te li cito nel caso in cui volessi darci un’occhiata.
Se invece utilizzi, o ti é capitato di utilizzare, uno di questi tool mi piacerebbe molto leggere un commento con la tua opinione!

Esempio (verosimile) di vita vissuta

In questo paragrafo voglio rendere più comprensibile la differenza tra obiettivi, tematica, iniziative e idee, con un breve scenario, verosimile ma semplificato.

Supponiamo di far parte del team di prodotto di un grosso e-commerce di vestiti, scarpe e accessori, che ha deciso di utilizzare sia i processi che la suite di tool appena descritti.

Obiettivo

Durante l’annual review, viene definita la direzione della strategia aziendale:

Quest’anno dobbiamo concentrarci sul migliorare le nostre revenue e incrementare le acquisizioni perché quest’anno siamo cresciuti sotto le aspettative. (OBIETTIVO)

L’obiettivo viene condiviso a tutta l’azienda su Leapsome.

Tematica

A questo punto il CMO (Chief Marketing Officer) e il CPO (Chief Product Officer) valutano una serie di canali e arrivano alla conclusione per cui:

SEO é il nostro canale principale di acquisizione e sappiamo che abbiamo ancora ampi margini di miglioramento. Ci concentreremo su questo. (TEMATICA)

Iniziativa

Il referente SEO identifica un’opportunità, tale per cui:

Se lavorassimo meglio sul contenuto delle nostre product page, i crawler ci troverebbero più facilmente e le nostre pagine di prodotto si posizionerebbero meglio sui motori di ricerca (INIZIATIVA)

Il CPO nota che su Prodpad sono già presenti alcune idee che si sposano bene con questa opportunitá, pertanto crea un’iniziativa e le associa.

Successivamente realizza su Whimsical l’albero che va dagli obiettivi alle iniziative e lo condivide con i Product Manager che possono iniziare a prenderne visione e lasciare dei commenti che verranno discussi in un workshop ad hoc.

Ad ognuno vengono associati su Leapsome gli obiettivi per cui è chiamato a contribuire

Idea

Nel frattempo uno dei Content Manager si confronta con il SEO Expert e arrivano alla conclusione che:

Il contenuto monoblocco delle product page non è ottimizzato per i crawler. Ci serve un contenuto meglio strutturato e un CMS adatto per poter gestire questo tipo di contenuto in modo indipendente. (IDEA)

Posta quindi l’idea su Prodpad.

Il Product Manager che lavora sulla tematica SEO, valuta l’idea con gli stakeholder, ne identifica il need, approfondisce la soluzione e prova a schematizzare un flusso utilizzando Whimsical.

Infine decide di procedere con la realizzazione, quindi scrive le User Stories su Prodpad e le pusha su Jira.

Una suite artigianale

Nonostante esistano dei tool appositamente sviluppati per supportarci durante la fase di roadmapping, non vuol che non si possa risparmiare qualche soldo, specialmente se l’azienda in cui ti trovi è particolarmente piccola e quindi non necessita di strumenti complessi.
Insomma, tutti meritano la possibilità di essere allineati.

In una delle aziende con cui ho collaborato in precedenza, ad esempio, avevamo messo in piedi un processo simile a quello che ti ho appena raccontato e senza l’utilizzo di Prodpad o altri tool specifici.
Ci siamo serviti soltanto di uno Spreadsheet e un Powerpoint.
Il risultato é stato magari più artigianale, ma non per questo meno preciso.

Nello specifico abbiamo utilizzato uno spreadsheet per la raccolta delle idee.
Oltre ad un titolo, un autore e una descrizione, abbiamo inserito altri tra gli attributi di un’idea c’erano:

  • L’area di appartenenza (l’equivalente della tematica)
  • Una valutazione dell’impatto di business
  • Una breve motivazione che spiegasse l’impatto di business
  • Link a eventuali Use Case o File Utili per approfondire

Anche il quel caso le idee venivano raggruppate in aree tematiche.
Nel momento in cui il board definiva l’obiettivo di business, l’Head of Product le valutava e determinava se fossero in linea con gli obiettivi o meno.
In caso affermativo venivano prioritizzate e l’intero team product selezionava quelle su cui avrebbe lavorato durante l’anno, definendo di fatto la roadmap annuale, con focus sul trimestre più imminente.

Ogni product manager disegnava la roadmap della propria area su Powerpoint e l’head of Product si occupava di fare il merge e renderla comprensibile per la presentazione al board.

Anche in quel caso, rivedevamo la roadmap di prodotto trimestralmente.

Conclusioni

Avere una suite di tool a supporto della condivisione della strategia e del roadmapping ha sicuramente i suoi vantaggi e permette di scalare il messaggio in modo più rapido e strutturato.
Tuttavia si porta dietro anche dei costi, non solo in termini economici, ma anche di apprendimento all’utilizzo del tool.

Nel caso in cui l’esigenza non sia fortissima perché l’azienda magari é ancora piccola e non particolarmente strutturata, lo stesso obiettivo si può raggiungere adeguatamente anche mediante altri mezzi.

Se ti é piaciuto l’articolo e vuoi che ti racconti il resto, fammelo sapere con un commento.
Per il prossimo articolo, il menú prevede un’analisi dell’utilizzo di strumenti di collaborazione e project management.

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