La giornata del digital product manager: come organizzarla al meglio.

Alzi la mano a chi non è mai capitato di controllare l’orologio alle 6 di sera e pensare: “Non riuscirò mai ad arrivare in tempo a cena con gli amici. Devo ancora finire i requisiti per la prossima sprint in partenza Lunedì e rispondere al mio capo sul perché l’amico del CEO ha avuto un problema usando il nostro prodotto”.

A me è capitato molte volte. E a forza di pagare il prezzo sulla mia pelle voglio condividere come investire al meglio il proprio tempo sulle attività’ ad alto valore e mettere in secondo piano quelle meno importanti. In poche parole, la giornata tipo del Product Manager!

Come Spendiamo il nostro tempo?

Come Product Manager ci troviamo spesso a gestire e coordinare diversi aspetti dello sviluppo di nuovi prodotti (se non tutti in startup). Avere sotto controllo ogni minimo dettaglio è impossibile. Per questo, con il passare del tempo, ho imparato a focalizzare il mio tempo sulle attività’ ad alto valore aggiunto.

Per individuare queste attività’ voglio fare un passo indietro e sottolineare che, a mio parere, uno dei principali obiettivi del Product Manager è quello di

individuare e risolvere i problemi dell’utente (sia esso b2c che b2b) per creare prodotti che soddisfino (o superino) le loro aspettative.

Tenendo questo concetto a mente vorrei che rifletteste un attimo sulle vostre giornate lavorative. Passate più’ tempo in riunioni con altre funzioni aziendali e a scrivere requisiti di prodotto o a parlare con i vostri utenti e individuare i loro problemi? Se la risposta è la prima, abbiamo appena individuato un buon punto di partenza su come un Product Manager non dovrebbe spendere la maggior parte della propria giornata!

Lo avrete già sentito innumerevoli volte ma altri dipartimenti aziendali (vendite, finance, frodi, etc.) non mancheranno di far sentire la loro opinione su quale funzionalità dovreste ‘prioritizzare’ e perché. Nel tempo ho imparato che per creare un prodotto longevo e di successo è indispensabile conoscere i propri utenti e sapere come soddisfarli.

Per conoscere i propri utenti non è necessario spendere migliaia di euro per assumere agenzie che conducano test di usabilità’ o ricerche di mercato! Provate a partire da queste semplici azioni:

• Rispondere in prima persona a email o telefonate di supporto per due ore alla settimana. Nel caso in cui il prodotto sia troppo complesso affiancate gli operatori di customer care.
• Individuate i forum di categoria e partecipate attivamente alle discussioni. Non dimenticatevi le recensioni lasciate su Google o Trustpilot. Personalmente mi sono stupito di quanto abbia imparato sugli utenti di Tripadvisor semplicemente leggendo i nostri forum!
• Interviste fai da te: fate delle semplici domande alle persone in attesa alla fermata dell’autobus o sedute al bar sotto il vostro ufficio. Se il vostro prodotto ha una clientela b2b non fatevi sfuggire le conferenze di settore.
• Preparate dei questionari (Google è gratuito) che coprano i momenti chiave dell’esperienza mandateli a quanti più’ utenti possibile.
• In aziende corporate è probabile che ci sia una funzione aziendale responsabile per la raccolta di questi dati. Questa non è una buona scusa per astenersi dal compito e allontanarsi dai propri utenti

In questo modo senza dover chiedere un euro in più di budget farete vostri i problemi dei vostri utenti. Sarete così in una posizione ideale per poterli risolvere (e procedere spediti verso la vostra cena).

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E la scrittura dei requisiti e lo sviluppo del prodotto?

Quindi ci stai dicendo di cancellare tutti i meeting dalla nostra agenda e spendere le prossime settimane a parlare con i nostri utenti?

No! Ma è bene iniziare gradualmente ad avvicinarci ai nostri utenti. Provate a spendere sempre più tempo a conoscerli, studiarli, definire i loro problemi e analizzare i dati a vostra disposizione per individuare come migliorare il vostro prodotto.

Vediamo un esempio pratico!

Entrando nello specifico, assumiamo che per raggiungere l’obiettivo trimestrale di fatturato di un sito di prenotazione viaggi online vogliamo concentrarci sull’aumentare il Conversion Rate del processo d’acquisto. Conoscere quali sono le sensazioni e i problemi del nostro utente tipo al momento di dover inserire i dati di pagamento è fondamentale per capire come raggiungere l’obiettivo. Potremo impiegare settimane (se non mesi) lavorando con i dipartimenti di sviluppo, frodi, finanza e customer service per ‘prioritizzare’ l’introduzione di un nuovo metodo di pagamento come Apple Pay che è piaciuto tantissimo al nostro CEO (e sicuramente aiuterà’ il Coversion Rate).

Tutto questo potrebbe richiedere mesi, mentre conoscendo le necessità e i problemi dei nostri utenti (in quanto abbiamo speso tempo a conoscerli) potrebbe bastare dare maggiore visibilità alla politica di cancellazione o mettere in risalto l’assenza di costi nascosti. Quest’ultimi con pochi giorni di sviluppo ci aiuteranno a centrare il nostro obiettivo (con tanto dispiacere per il CEO che non potrà’ mostrare Apple Pay ai suoi amici).

Definizione e sviluppo del prodotto

Facendo un passo indietro è altresì importante avere un ottimo rapporto con le altre funzioni aziendali (idealmente condividendo gli stessi obiettivi) e scrivere dei requisiti di prodotto facili da interpretare e che vadano direttamente al punto. Ma a mio parere è più importante individuare come fare la differenza per i nostri clienti. Questo perché’ nella fase di progettazione e definizione della soluzione potremo contare su partner indispensabili come analisti, designer e sviluppatori che sopperiranno alle nostre mancanze.

Investire in te stesso 

Lo sviluppo di prodotti (digitali e non) è in continua evoluzione e ciò che è vero oggi potrebbe non esserlo domani. Per questo da qualche anno a questa parte dedico 30/40 minuti dopo mangiato ad imparare cose nuove. Provate a leggere l’ultimo articolo di Product Heroes e applicarlo al vostro mondo o seguire una lezione su Udemy. In questo momento sto seguendo un corso di Big Query!

Avere una prospettiva nuova o differente potrà’ aiutarti nel raggiungere i tuoi obiettivi!

Consigli per pianificare al meglio la giornata (o la settimana)

Trovare il tempo per parlare con gli utenti, analizzare i dati a nostra disposizione, impare cose nuove, incontrare regolarmente i nostri stakeholders e creare prodotti di successo è dispendioso! Di seguito alcuni consigli testati personalmente:

Organizzate proattivamente la vostra settimana!

Non lasciate che siano le riunioni, i ticket su jira o “li hai 5 minuti?” su Slack ad organizzare il vostro tempo. Prendete l’abitudine il venerdì pomeriggio (o se proprio non potete farne a meno la domenica sera) di organizzare la settimana successiva. Siate voi a decidere quando volete incontrare i vostri stakeholder (e per quanto tempo) o quando fissare il one to one con il vostro manager.

Create la vostra to do list.

Molti di voi si chiederanno “come gestivamo i progetti prima che esistesse Jira”. Sfruttando lo stesso concetto ho iniziato a gestire i miei obiettivi e il tempo a mia disposizione in stile Kanban creando gratuitamente su Trello una to do list con 5 colonne. In totale trasparenza la condivido con il mio manager e alcuni PM nel mio team fanno lo stesso con me.

• Backlog:
  • Immaginate questa colonna come il vostro backlog di prodotto. Qui aggiungo tutte le attività’ che voglio fare in ordine di priorità’.
• In progress
• Slow burner
  • A differenza di in progress in questa colonna tengo le attività’ ricorrenti o alle quali sto lavorando nel lungo periodo e di cui non voglio perdere traccia (come per esempio scrivere questo articolo).
• Done
• Won’t do
  • A mio parare la colonna più’ importante. Una volta che trascino qui un’attività significa che non la ritengo così importante da dover essere io a farla.

Ogni mattina, e più’ volte durante la giornata, cerco di ordinare le attività’ trascinandole da sinistra a destra.

[Se vuoi approfondire l’organizzazione delle attività giornaliere puoi dare un’occhiata al post OKR e attività giornaliere: come collegarli e fare focus sugli obiettivi.]

Cosa posso smettere di fare e cosa posso delegare?

Essendo passato da qualche anno ad una carriera manageriale, uno dei temi più’ ricorrenti fra Product Manager con meno seniority è “non ho abbastanza tempo”. Avendo vestito i loro panni per diverso tempo questo può’ essere vero, ma nella maggior parte delle volte c’è possibilità di ottimizzare la gestione del tempo.

Una delle domande che mi pongo sempre (e che cerco di trasmettere al team) è cosa posso smettere di fare e cosa posso delegare ad altri? Fatevi sempre questa domanda più volte durante la giornata!

Wrap up

Se siete arrivati fino a questo punto GRAZIE! Spero di essere riuscito a incuriosirvi su come penso ogni Product Manager dovrebbe organizzare la propria giornata. Se avete dubbi/domande/feedback/suggerimenti vi prego di condividerli nei commenti!