Come gestire i 1-to-1

Scritto da

Redazione -

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Con i suoi oltre 200 milioni di abbonati Premium, oggi Spotify è il servizio di abbonamento di audio streaming più popolare al mondo. Abbiamo già chiesto alla sua Group Product Manager, Maria Arnaoutaki, come si fa del buon Product Management in un’azienda come Spotify, ma non solo.

Tra i vari e interessanti temi trattati insieme a Maria, ci siamo chiesti come gestire i 1-to-1 in maniera ottimale e funzionale. Lo abbiamo fatto nell’episodio dedicato a Spotify del nostro Podcast di Product Heroes (che, tra gli altri, potete ascoltare anche e ovviamente su Spotify!)

Maria Arnaoutaki è una Product Lead con oltre 9 anni di esperienza e attualmente ricopre il ruolo di Group Product Manager presso Spotify. Qui si occupa dei team di prodotto e della strategia dei servizi della piattaforma. In precedenza, ha lavorato nel team di TripAdvisor ed è stata la founder di una startup incentrata nella creazione di un marketplace per fornitori di servizi di assistenza all’infanzia in Grecia.

Cosa scopriremo in questo articolo:

  1. Come gestire i 1-to-1
  2. Come imparare a gestire i momenti di silenzio
  3. Come dire di “no”

Come gestire i 1-to-1

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In PH abbiamo sempre pensato che i 1-to-1 siano uno strumento straordinario. Purtroppo, però, non vengono utilizzati abbastanza all’interno dei team e – quelle poche volte che succede – viene fatto male: si parla soltanto del lavoro quotidiano, si fanno domande sbagliate, non si ottimizza il tempo sufficientemente bene da rendere quel momento utile e formativo per entrambe le parti.

Ecco perché abbiamo chiesto a Maria qualche consiglio da dare a chi si appresta a gestire un 1-to-1 per la prima volta.

“Se incontro qualcuno per la prima volta, ed è qualcuno che fa parte del mio team, di solito faccio queste domande. Innanzitutto, voglio conoscerlo.

Per esempio, potrei chiedere:

  • Come ti piace ricevere feedback?
  • Come comunichi?
  • Cosa ti aspetti dal mio supporto?
  • Come ci assicureremo che avrai il tempo per il tuo supporto allo sviluppo?
  • Vuoi che sia presente in questa riunione?

Voglio solo sentire la sua opinione, per me è importante. Parliamo di cosa deve aspettarsi ogni settimana. Io tengo ai miei 1-to-1 settimanali. A meno che non ci sia un’urgenza, li mantengo. Penso che non dovremmo mai cancellarli perché è il loro tempo ed è prezioso. C’è anche un’altra bella struttura che il mio precedente manager utilizzava e che trovo molto utile.

È il metodo dei tre pollici in su, tre pollici in giù.

“Si chiede loro: ‘Dimmi tre cose che vanno bene, sia nel lavoro che nella vita, e tre cose che non vanno bene. Potrebbero non avere sempre tre cose da segnalare, ma trovo che questo sia un meccanismo per sbloccare le conversazioni e avere visibilità su cose che non sono all’ordine del giorno.

Credo che questo sia un problema delle agende un po’ “rigide”. Le persone tendono a concentrarsi e si perde questo tipo di conversazione libera che può dare invece tanti spunti di riflessione. Quindi uso questo metodo. Inoltre, li incoraggio sempre a partecipare all’ordine del giorno.

Così, ad esempio, propongono i loro problemi e le loro questioni, ma ho anche capito che a volte ci vuole tempo. Quindi, va bene anche il silenzio durante la riunione. È un’altra cosa, potete prendervi un minuto. Va bene, non dobbiamo consumare tutto il tempo. Le persone possono avere bisogno di tempo per pensare, e anche in questo caso, in un ambiente remoto, poiché le interazioni avvengono molto rapidamente e si ha la sensazione che sia imbarazzante. Non è così, si può stare in silenzio per un po'”.

Come imparare a gestire i momenti di silenzio

Proprio così: il silenzio durante una 1-to-1 o durante qualsiasi altro tipo di riunione può risultare imbarazzante e strano. Come si fa a gestire il silenzio?

“È imbarazzante. Sì, è imbarazzante. E a volte succede in un contesto di gruppo. Se hai finito di dire qualcosa e chiedi agli altri se hanno eventuali domande o commenti, è imbarazzante non sentire nulla. Però a volte le persone hanno bisogno di tempo per pensare. Così, anche dopo 30 secondi, può venire fuori qualcosa.

Stessa cosa succede nei 1-to-1. Anche in questo caso cerchi di trovare un equilibrio, ma va bene stare in silenzio. Cosa che succede, per esempio, nel caso di conversazioni particolarmente “emotive” che richiedono, come sapete, del tempo per essere digerite: dunque, è giusto lasciare un po’ di tempo.

Inoltre, ho visto alcuni team prendersi un minuto verso la fine della riunione, scrivendo in silenzio l’ordine del giorno. Qual è il prossimo passo? Cosa ho imparato? Cosa devo fare? Penso che sia un bel modo di chiudere la riunione e che tutti se ne vadano con la giusta idea e mentalità. Ma sì, magari all’inizio volevo solo riempire tutto il tempo e parlare. A volte, al contrario, ci vuole tempo e va bene così.

Un’altra cosa importante, se si tratta di un incontro individuale, è capire che le persone possono avere bisogno di più tempo e spazio per pensare. Quindi, se siete una persona che tende a parlare molto e a condividere le informazioni, sarete voi, nei fatti, a non permettere alla persona di esprimersi. E le persone non lo faranno: si siederanno e si limiteranno ad ascoltare. Dovete dare loro il tempo necessario.

Un’altra cosa: distinguere l’opportunità dal compito. Molte volte si potrebbe dire ‘Oh, hai pensato a questo?’ Magari lo dite come un’opportunità da esplorare per loro. Potrebbero coglierla, certo. Ma è necessario essere espliciti. Pensiamoci. E se pensate, e sapete, che sia una buona opportunità, andate avanti. Essere espliciti su ciò che si ha in mente, è qualcosa che mi ha aiutato perché le persone potrebbero non capire ciò che avete realmente in testa”.

Un metodo, dunque, che si avvicina molto a quello dell’insegnamento. Non dobbiamo dimenticare che durante i 1-to-1 è importante guidare tutte le persone nei propri percorsi, che sono sempre diversi.

Ma qual è stata la lezione più grande che Maria ha imparato durante il suo percorso?

“Mi vengono in mente due cose.

L’incapacità di dire no. Nonostante mi dicessi non è questo il mio lavoro e pensavo che la cosa giusta fosse delegare, mi assumevo comunque un sacco di responsabilità. E alla fine avevo troppe cose da fare e gestire. È importante essere capaci di proteggere il tempo, sia il proprio che quello del team. Dovete essere rigorosi, attenti al modo in cui il vostro team impiega il proprio tempo. E per aiutarli in questo è importante saper dire di no, avere dei limiti.

La seconda è stata la gestione dei feedback negativi, soprattutto quando dovevo darli in casi in cui sapevo o non ero sicura che la reazione sarebbe stata qualcosa che avrei potuto gestire.

È importante sentirsi a proprio agio nel fornire un feedback, ma a volte il rischio è che le cose possano non andare per il verso giusto: la persona che lo riceve potrebbe offendersi. Questo può essere un ostacolo. Nonostante ciò, date comunque il feedback in modo conciso e lavorate con quella persona, aiutandola a capire dove secondo voi ha sbagliato. A volte ho avuto difficoltà a dire quella determinata cosa e ci giravo intorno, senza essere precisa ed è stato un errore. Dopo un po’ di pratica, è diventato più facile, ma non è una cosa che sei abituato a fare. Soprattutto quando all’interno del team c’è fiducia e trasparenza, potrebbe sembrare strano correggere i propri compagni o dire qualcosa che non è giusto o che non dovrebbe essere fatta”.

Come dire di “no”

Ma come si fa a dire di no? Da più parti viene detto che è importantissimo, ma, come si fa a dire di no a tutte le richieste che si ricevono, sia dal team, sia dagli stakeholder, sia dagli utenti? Ovviamente, la definizione delle priorità è importantissima e aiuta, ma quando qualcuno viene da te e ti chiede “Ok, dovremmo fare questo, perché è super importante”, come si fa a dire di no a quella persona?

“Ciò che mi ha dato la sicurezza nel poterlo fare è avere una comprensione molto chiara di quale sia l’obiettivo per me e per il mio team”. Se la richiesta non rientra in nessuno obiettivo personale o aziendale, per me è un no. A meno che non sia un’emergenza, ma quello è un altro discorso.

Riascolta l’intera puntata per approfondire l’intervista a Maria Arnaoutaki, Group Product Manager @Spotify e iscriviti alla newsletter di Product Heroes per non perderti neanche un nostro contenuto!

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Le slide sono disponibili per studenti ed ex studenti del Master in Product Management

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