Come fare Product Management in Spotify

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Con i suoi oltre 200 milioni di abbonati Premium, oggi Spotify è il servizio di abbonamento di audio streaming più popolare al mondo. Non potevamo non chiedere alla sua Group Product Manager, Maria Arnaoutaki, come si fa del buon Product Management in un’azienda come questa.

Lo abbiamo fatto nell’episodio dedicato a Spotify del nostro Podcast di Product Heroes (che, tra gli altri, potete ascoltare anche e ovviamente su Spotify!)

Da Product Manager a PM Lead, Maria Arnaoutaki ci ha raccontato il suo percorso professionale in una intervista ricca di consigli utili e stimolanti.

La complessità del lavoro di Product Manager è data dal continuo confronto con gli stakeholder e i clienti. Questa complessità aumenta se il Product Manager deve gestire altri team di prodotto: oltre ai compiti ordinari, si aggiungono infatti quelli relativi alla gestione delle persone. È qui che si fa interessante l’esperienza di Maria Arnaoutaki.

Maria Arnaoutaki è una Product Lead con oltre 9 anni di esperienza e attualmente ricopre il ruolo di Group Product Manager presso Spotify. Qui si occupa dei team di prodotto e della strategia dei servizi della piattaforma. In precedenza, ha lavorato nel team di TripAdvisor ed è stata la founder di una startup incentrata nella creazione di un marketplace per fornitori di servizi di assistenza all’infanzia in Grecia.

Cosa scoprirete in questo articolo:

  1. Il background di Maria Arnaoutaki, Group Product Manager presso Spotify
  2. Il primo giorno in Spotify
  3. Da Contributor a Manager
  4. Il Management e l’importanza della Comunicazione
  5. Come è organizzata internamente Spotify
  6. Remote work: sì o no?
  7. Framework e rituali all’interno di Spotify

Spotify: come fare Product Management per il servizio di audio streaming più popolare al mondo

Il background di Maria Arnaoutaki, Group Product Manager presso Spotify

Come ha iniziato Maria Arnaoutaki, qual è il suo background personale? Come spesso accade, non si è trattato di un percorso lineare. La sua formazione, infatti, inizia nell’istruzione: Maria ha studiato per diventare insegnante di coding per bambini.

“Si trattava quindi di un mix di tecnologia e insegnamento. E da lì sono nati i primi tempi del blogging e della creazione di contenuti. Così ho iniziato a scrivere sull’istruzione e sulla tecnologia e su come insegnare ai bambini a fare codice. All’epoca non sapevo che stavo creando contenuti, ma questo mi ha portato a lavorare praticamente per una startup in fase iniziale”. Un marketplace per fornitori di servizi di assistenza all’infanzia in Grecia. E quello è stato il suo primo touchpoint con il mondo dell’imprenditoria, la vita da startup e il prodotto.

“Sono stata una dipendente molto giovane, ho attraversato l’intero percorso imprenditoriale e ho imparato che cos’era il prodotto all’epoca, i primi giorni del manifesto Agile. In realtà, non sapevo davvero cosa stessi facendo. Così, a un certo punto ho detto ‘Oh, questo è il prodotto. È così che viene chiamato, sono quindi una Product Manager’, e ho iniziato a studiare, a leggere e a insegnare a codificare”.

Il tutto per poter collaborare al meglio con gli sviluppatori, il web e per imparare come costruire un’app. Questo mondo la affascinava molto, così ha continuato a studiare e a imparare. Da lì, Maria ha capito che voleva entrare in un’azienda più più strutturata, per capire come avviene la gestione e lo sviluppo dei prodotti su scala più ampia. Ed ecco il suo ingresso in TripAdvisor.

“Sono entrata nel mondo della gestione dei prodotti in una grande organizzazione, con gruppi di clienti molto grandi. Ho cominciato a muovere i primi passi anche nel mondo dei metadati, di backend e a sviluppare le mie competenze in materia. È stato un grande cambiamento perché ho dovuto fare le cose in modo diverso. Ma questo mi ha insegnato come diventare un vero e proprio Product Manager. Così ho continuato a studiare, a imparare. E poi, dopo qualche anno, sono arrivata in Spotify, dove sono tuttora. Qui gestisco i team di prodotto e la strategia di prodotto, per cui mi muovo attraverso diversi ruoli, sempre in un ambiente di grandi dimensioni”.

Il primo giorno in Spotify

Photo credits from Spotify’s Facebook page

Lavorare in Spotify – così come in Netflix e altre aziende di grande calibro – è probabilmente uno dei più grandi sogni di un PM. Abbiamo chiesto a Maria com’è stato il suo primo giorno da PM in Spotify.

“Ricordo che era molto organizzato. Come Product Manager, entravi e avevi già una community. Vedevi che lo sviluppo del prodotto era in corso da anni. Quindi, non è che si arrivasse così come succede in una startup senza una vera e propria struttura: c’era una base che mi faceva sentire davvero davvero ben accolta e allo stesso tempo ho sentito che c’era flessibilità. Ricordo che potevo dire la mia, potevo avere un’opinione su come migliorare le cose. Quindi, anche se l’azienda è molto grande, mi sentivo in grado di cambiare le cose”.

Da Contributor a Manager

Un ottimo inizio, diremmo noi. Un altro aspetto fondamentale del background professionale di Maria è stato il passaggio da Contributor a Manager. Le abbiamo chiesto quali fossero le ragioni alla base dela sua scelta.

“Osservando altri manager, altri manager di Product Manager, ho pensato ‘Ok, anch’io ho questa possibilità’. Che cosa significa? Non avevo capito che si trattava di un lavoro completamente diverso. Così ho iniziato a chiedere, a ottenere mentorship, a parlare con altri manager e a cercare di capire come si comportano giorno per giorno, in che modo differiscono da un IC senior o dall’IC che ero io. E ho capito che è un lavoro completamente diverso, che si ottengono risultati attraverso le persone, attraverso il team. Devi organizzare il team, capire le dinamiche. È interessante notare che, quando insegnavo, c’erano molte analogie con questo lavoro”.

Crescendo nel ruolo, Maria si rende conto che la gestione di una classe e di un gruppo di studenti ha molte analogie con la gestione di un team. La comunicazione, l’influenza, il modo in cui si trasmette il messaggio, l’interazione tra le diverse personalità e competenze che si fondano insieme sono tutti elementi condivisi. “Era una bella sfida. All’inizio, però, non conoscevo le sfide. Quindi sì, è nato da un interesse personale e ho capito che mi piaceva realizzare cose attraverso altre persone e team e aiutare le persone a crescere”.

Spotify: come fare Product Management per il servizio di audio streaming più popolare al mondo
Photo credits from Spotify’s Facebook page

Il Management e l’importanza della Comunicazione

Una parola magica che ritorna sempre: la comunicazione. Si tratta di una delle soft (in realtà ormai hard) skill più importanti per un PM che si rispetti (di hard e soft skill del Product Manager abbiamo già parlato in questo articolo). Ancora oggi, ahinoi, si tratta di una competenza fortemente sottovalutata. Ci si chiede: “Ok, posso fare questa cosa da solo. Non ho bisogno di formare qualcuno, impiegherei troppo tempo”.

“È proprio questo il punto. Anche se conoscete la soluzione o pensate di conoscerla, dovete lasciare spazio al team per trovare un altro modo creativo a cui non avete pensato, dovete fare un passo indietro. E anche se siete davvero sicuri, ci vuole quella mentalità da coach che come IC non avete la possibilità di sviluppare più di tanto. Per guidare le persone, per trovare la domanda e la soluzione ed essere aperti e non avere un approccio dall’alto verso il basso”.

Lavorare sulla comunicazione in team significa dunque fare un passo indietro, fare molte domande, essere un buon ascoltatore, il che è difficile: significa prendere le informazioni e svilupparle con l’altra persona. “È una sfida perché come IC si è abituati a trovare soluzioni molto rapidamente. Devi buttarti e tutto dipende da te. Quindi è una mentalità molto diversa quella di fare un passo indietro e giudicare. Quando devo intervenire? Ci si chiede, ma c’è anche l’altro lato. Se si è molto concentrati, anche questo non è un bene. Bisogna sostenere la squadra. Dovete sapere che il team ha bisogno di sentire che siete lì per fornire la direzione. Quindi lo zoom in e lo zoom out sono altre abilità che ho dovuto sviluppare e sto ancora sviluppando”.

Quindi la domanda è: come si fa a trovare un equilibrio? Sappiamo quanto sia molto interessante fare zoom out e zoom in. Come manager, però, è molto difficile bilanciare questa parte. Come si fa?

“Ci sono molte risorse su come sviluppare la mentalità del coaching, e io mi affido molto alle domande. Si possono usare diversi schemi. Quello che faccio di solito è chiedere se abbiamo la stessa comprensione del problema. Quindi, per essere sicuro di aver capito, chiedo: è questo il problema che stai descrivendo? Chiedetelo di nuovo e di nuovo. Spesso le persone usano parole diverse per cose diverse”.

“Anche all’interno della stessa azienda, il significato è diverso. Qual è il problema in termini di impatto? Ad esempio, cosa pensate che accadrà se non lo risolviamo? Così siamo sulla stessa lunghezza d’onda. Poi chiedo: quale pensi sia il passo successivo? Invece di dire ‘Penso che il prossimo passo sia che tu vada a fare questo’. E la terza domanda è ‘Cosa pensi che succederà se fai questo passo?’ Con questo approccio, si cerca di vedere cosa l’altra persona ha già dentro di sé in termini di risposta e si lascia spazio e tempo libero perché si sviluppi. Non siete lì giorno per giorno con il team e ci sarà un momento in cui non avrete tutte le informazioni, quindi dovrete aiutarli”.

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Come è organizzata internamente Spotify

Non potevamo non chiedere a Maria come è organizzata internamente Spotify. Com’è strutturato il team? Come lavorano insieme e quante persone vengono gestite?

“Indipendentemente dall’azienda, credo che la risposta abbia a che fare con la maturità del team, con le dimensioni del team e con le esigenze aziendali. Al momento, gestisco un team di quattro PM, ma anche loro hanno le loro squadre. Quindi abbiamo le nostre routine e la nostra struttura come team di prodotto, perché stiamo essenzialmente supervisionando una serie di problemi”.

“E io sto anche guidando la strategia per questi problemi. Quindi, dobbiamo riunirci per definire la direzione, lavorare insieme sulla strategia di prodotto e svilupparci come team. Credo che questo sia un altro aspetto importante.

Non basta riunirsi ogni settimana per controllare lo stato di avanzamento di un progetto, ma bisogna vedere se le competenze di quella persona vengono utilizzate nel modo migliore.

Possono aiutare un’altra risorsa della squadra con qualcos’altro? Siamo trasparenti? Condividiamo le stesse conoscenze? Spesso, soprattutto quando si lavora con sistemi che dipendono l’uno dall’altro, è necessario essere molto trasparenti su ciò che sta accadendo. In un mondo distribuito e remoto, questo diventa ancora più difficile, perché è necessario fornire le informazioni in ogni momento e in modo conciso. Noi lo facciamo. Abbiamo cercato di creare lo spazio per la condivisione e lo scambio di questa tipologia di informazioni”.

Remote work: sì o no?

Alla luce di questo, il remote work funziona o no?

“Molti membri del team lavorano da remoto. Direi che se c’è almeno una persona che lavora permanentemente da remoto, questo dà un certo tono al team. Quindi, se avete poche opportunità di incontrarvi di persona, dovete cercare di creare delle routine, una documentazione, un ritmo, in modo che tutti sappiano cosa sta succedendo, cosa sta per succedere e lo seguano”.

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Framework e rituali all’interno di Spotify

E a proposito di routine e ritmi, quali sono quelli di Spotify? Si utilizza qualche schema per andare d’accordo con il team?

“Come detto, abbiamo i nostri ritmi. Abbiamo riunioni ogni settimana: più sono strutturate, meglio è. In un certo senso, se si ha un ordine del giorno di argomenti da esaminare, credo che le persone arrivino più preparate e ci vuole anche un po’ di abilità per non far diventare le conversazioni troppo lunghe, ma per arrivare davvero al punto. Abbiamo la settimana in cui controlliamo eventuali blocchi, e li condividiamo.

In ogni riunione, mi piace chiedermi: questa riunione riguarda la comunicazione, l’informazione o la connessione?

Lo stesso faccio con il mio team, cercando di creare delle routine, dei rituali. Non tutte e tre le cose possono accadere in una riunione. Quindi, se vogliamo la connessione, forse fissiamo un momento di legame separato a distanza. Se vogliamo informazioni, lo facciamo in modo molto strutturato. Così riduciamo al minimo il carico cognitivo. E se vogliamo la comunicazione, diciamo ‘Ok, nei prossimi 20 minuti discuteremo di questo’. E poi abbiamo una routine mensile e trimestrale. Ad esempio, quando rivediamo la strategia di prodotto? Quando rivediamo la roadmap del prodotto? Stabiliamo un tempo separato per questo, in modo che le persone abbiano lo spazio necessario”.

Un inquadramento – quello dell’informazione, della connessione e della comunicazione – molto interessante per noi e per la nostra community. Ma come si è arrivati a questa soluzione? È la metodologia che si predilige di più in Spotify?

“Sì, non è qualcosa che viene da Spotify in sé. L’ho letto da qualche parte e mi è rimasto impresso. Sicuramente non è una mia invenzione, ma mi è rimasta impressa perché ho capito che all’inizio stavo cercando di fare tutto, soprattutto dopo la pandemia. Quando si è tutti in ufficio, la connessione può avvenire all’inizio della riunione. Siete tutti insieme. Si può dire qualcosa, passare un po’ di tempo al fresco.

Con la pandemia, le riunioni sono diventate molto più strutturate. Ho capito che non possiamo fare tutto nello stesso momento. Dobbiamo separarci. E se la riunione è per la comunicazione e l’informazione, è necessario un equilibrio. Se si tratta di informazioni, non posso entrare in riunione e dire ‘Ok, questo è il mio aggiornamento, il secondo aggiornamento, il terzo aggiornamento’: non ci si trova in un ambiente naturale e fisico, e le persone tendono a tacere.

È difficile scaricare tutte le informazioni. È necessaria l’interazione. Quindi, si definisce lo scopo di questa riunione, quindi faremo una determinata cosa, poi si passerà all’aggiornamento e poi ne discuteremo: in questo modo si crea molta più interazione nella riunione, perché è facile stare seduti e non tutti i membri del team sono inclini a parlare. Nel gruppo c’è diversità e questo va bene e va rispettato. Dobbiamo lasciare spazio a tutte le persone”.

Riascolta l’intera puntata per approfondire l’intervista a Maria Arnaoutaki, Group Product Manager @Spotify e iscriviti alla newsletter di Product Heroes per non perderti neanche un nostro contenuto!

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Le slide sono disponibili per studenti ed ex studenti del Master in Product Management

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