Come definire le priorità e fare focus

Scegliere le giuste priorità, giorno per giorno, settimana dopo settimana, è sicuramente una delle cose più complesse per chi sta sviluppando un nuovo prodotto o per chi lavora in un ambiente ad alta complessità che si muove alla velocità della luce, come quello delle start-up o di chi fa innovazione.

Un ambiente in cui tutto sembra sempre a portata di mano e allo stesso tempo un’opportunità irripetibile. La paura di perdersi qualcosa, in gergo FOMO (Fear of Missing Out) è sicuramente una delle sindromi più diffuse tra i founder e che li porta a sovraccaricarsi spesso di complessità inutili.

Quindi come scegliere le giuste Priorità su cui lavorare?

L’approccio classico e più diffuso, purtroppo, è la lista della spesa.

Mi è capitato decine di volte di assistere a conversazioni o di vedere definire priorità davanti ai miei occhi come se ci si trovasse al supermercato e si dovesse scegliere cosa mettere prima nel carrello.

Vengono definiti obiettivi annuali o di Quarter, nella migliore delle ipotesi, principalmente quelli commerciali / Finanziari in termini di revenue, gross Margin o EBITDA, ma poi l’operatività giornaliera si riduce a una lista di cose da fare.

La cosa che non smette mai di meravigliarmi è che chi segue questo approccio, comunque, lo fa con un certo (suo) metodo, come se il criterio che seguisse fosse radicato in qualcosa di profondo e scientifico.

Sicuramente meglio dell’improvvisazione totale di chi agisce solo per emergenze/opportunità, ma purtroppo seguendo il metodo lista della spesa ti sarà impossibile prendere decisioni in linea con i tuoi obiettivi, proprio perché i tuoi obiettivi nel metodo lista della spesa non sono mai presenti.

Magari dentro di te sai quali sono gli obiettivi, ma di fatto non li leghi alla lista di cose da fare. Quando ti trovi a gestire persone questo metodo moltiplica esponenzialmente la complessità: le persone si lamentano perchè si sentono bombardate da ogni lato di cose da fare. Inevitabilmente si genera disallineamento. Il rimedio tipico però è quello di aumentare il controllo, tramite processi, meeting e struttura, invece di andare alla base, e capire da dove questo disallineamento ha origine.

Il metodo lista della spesa funziona così:

1. Prendi un foglio di carta o un doc digitale.
2. Elenchi tutto quello che pensi vada fatto.
3. Raggruppi elementi simili o task che possono essere svolte in unico processo.
4. Decidi cosa fare prima.

Poi la puoi gestire in vari modi: aggiungendo le nuove task man mano, e sbarrando quelle completate, o di volta in volta ricominciare da zero. Puoi aggiornarla giornalmente o settimanalmente, ma di base è una lista di cose da fare.

Se anche tu fai così non ti preoccupare, è normale, ci sono passato anch’io e ogni tanto ci ri-cado ancora. Il problema di questo metodo è che semplicemente fai una fatica pazzesca per definire quali sono le priorità e solitamente vieni sommerso dalla mole infinita di cose che potresti o pensi di dover fare.

Quando l’approccio lista della spesa o emergenza continua viene spalmato sull’intera organizzazione. Le conseguenze nel lungo termine sono disastrose.

E allora perchè la lista della spesa è così utilizzata per definire le priorità?

Perché è facile: scrivi quello che pensi di dover fare e lo fai. E’ altamente inefficiente e spesso inefficace, ma in qualche modo funziona perchè ti permette di Fare Cose. Ti senti gratificato dallo spuntare ogni elemento nella lista, anche se non sai esattamente quell’elemento che risultati produrrà e come misurerai i risultati.

Inoltre, cosa da non sottovalutare, permette a chi decide (CEO, Manager, etc.), di poter cambiare idea a proprio piacimento.

Definire gli obiettivi, ancorarli a un tempo e a un numero invece è più complicato. Ti devi fermare a pensare e spesso non lo fai perchè hai il pensiero alle cose da fare nella lista della spesa.. Viene vista come una perdita di tempo che togli al fare cose.

Fermarsi a riflettere, decidere degli obiettivi è la classica attività che nessuno vuole fare, ma che se fatta hanno un impatto decisivo sulla vita dell’azienda e delle sue persone.

Arrivato qui è doveroso fare alcune precisazioni:

1. La lista della spesa funziona benissimo quando devi fare la spesa (da qui il nome..) o svolgere task molto semplici. Se devi organizzare un pranzo aziendale, una To Do List va più che bene. Qui stiamo parlando di come definire le priorità in start-up, prodotti digitali, organizzazioni che convivono sempre e comunque con un enorme grado di complessità dovuto all’alta incertezza che caratterizza l’ambiente in cui operano.
2. Una lista ordinata e prioritizzata di task da implementare per raggiungere un obiettivo va benissimo, ma è il punto di arrivo, non quello di partenza.
3. Priorità vuol dire “semplicemente” non fare la maggior parte delle cose che ti vengono in mente. “Dire di No” è una tra le abilità più sottovalutate nel management di start-up. Allo stesso tempo dire di no in base alle proprie sensazioni può essere molto rischioso e soprattutto indisporre e demotivare le persone

Quindi come fare per definire delle priorità che abbiano senso?

Per semplificare il tutto immaginiamo che tu sia da solo senza dipendenti, collaboratori o altro. La tua unica risorsa è il tempo che hai a disposizione. Una volta compreso come organizzare te stesso, sarà molto semplice poi applicarlo alla gestione di persone.

L’unico modo per essere focalizzato sulle giuste priorità è Partire dalla Fine!

Solo avendo estremamente chiari gli obiettivi che vuoi raggiungere e il perchè li vuoi raggiungere (valori/mission) ti sarà possibile settare delle priorità e di conseguenza fare focus su ciò che è veramente importante per raggiungere gli obiettivi.

Molto semplice a dirsi, più complicato da fare, semplicemente perchè non ci sei ancora abituato. Appena prenderai l’abitudine diventerà per te l’unico modo di agire.

Questo tipo di approccio oltre a farti restare focalizzato e quindi aumentare la probabilità che tu raggiunga gli obiettivi che ti prefissi ti farà risparmiare una marea di fatica completamente inutile.

Rileggendo quello che ho scritto mi sembra di un banalità esagerata, ma purtroppo non è il modo in cui si agisce nella maggior parte dei casi all’interno di start-up, aziende e organizzazioni di vario tipo.

Come si parte dalla fine?

Sotto trovi un esempio pratico.

Fisso il mio obiettivo a un determinato periodo di tempo. Per esempio avere 5.000 utenti al mese che usano la mia app in T4, perché (ricordati sempre il WHY!) con 5000 utenti al mese paganti vado a break-even o perchè 5000 utenti al mese sono il numero che mi serve per raccogliere capitali, etc.

Poi vai indietro e da lì capisci cosa ti serve per raggiungere l’obiettivo.

Ogni volta che raggiungi una milestone fai un hard re-assessment, ovvero verifica che quella azione/task ti abbia effettivamente avvicinato all’obiettivo. Se è così prosegui nel piano, viceversa ti tocca rivedere milestone o obiettivo.

In questo post non entreremo nel merito di cosa scegliere e come sceglierlo, ma quel che ci interessa è il processo logico.

Questo tipo di approccio ci assicura che tutto quello che farai sia sempre indirizzato al raggiungimento di un obiettivo.

Per riassumere quanto detto:

1. Fissa un obiettivo misurabile e associato sempre a un tempo.
2. Dall’obiettivo vai indietro e metti in ordine quello che pensi ti serva per raggiungere l’obiettivo
3. Prendi le varie liste della spesa, meeting importanti, incontri per potenziali partnership, etc. che non ti avvicinano all’obiettivo è mettile da parte. Non le guardare neanche finché non avrai raggiunto l’obiettivo.
4. Misura ogni azione che intraprendi per capire se ti sta avvicinando effettivamente all’obiettivo.

Gli OKR, ovvero Objective and Key Results, introducono la misurabilità di tutto (che non abbiamo ancora affrontato) e ci permettono di scalare questo di approccio all’interno di un’azienda, che sia di una persona o di migliaia di dipendenti. Google la usa dal 1999, ma questo è un altro post 😉